Das richtige Produkt für Ihre Anforderungen
Perfekt abgestimmt auf Ihre Anforderungen
Belegmanagement
Belege digital erfassen, prüfen und archivieren – einfach und revisionssicher.
Digitale Rechnungskontrolle
Die meisten Unternehmen sind bei genauerer Betrachtung nicht skontofähig, da die Vorarbeiten bis zur tatsächlichen Buchung in der Buchhaltung teilweise oder gar nicht digitalisiert sind. Insbesondere durch die Einführung der E-Rechnung wird die Freigabe für manche menschen zur Herausforderung, was intern zu noch höheren Aufwänden führen kann.
Die Lösung ist einfach, schnell und effizient: Wir richten ein zentrales Postfach für alle Ihre Eingangsbelege ein. Diese Belege werden direkt in die Verifizierung überführt und können dank intelligenter Erfassungsfunktionen schnell verschlagwortet und an die Prüfer*innen weitergeleitet werden.
Dieses Feature gehört zum Bestseller, weil es unmittelbar einen kaufmännischen Nutzen bringt. Es kann bei den fertigen Lösungen individuell eingesetzt werden.
intelligente Inhaltserkennung zur Verschlagwortung
lernfähiges System zur Rechnungsverarbeitung
Erfassung von Summen und Steuern
Workflows zur mobilen Prüfung
Liquiditätsübericht
Verifzierungserleichterung durch OCR und Lernfähigkeit des Systems
Stammdatenmanagement
E-Rechnung (xml Formate) verarbeitbar
E-Mail Versand
Freigabeprozesse
Buchungshinweise
Belegnotizen
Vertragsmanagement
Verträge zentral verwalten, Fristen im Blick behalten und Risiken minimieren.
Digitale Signatur
Wenn Mitarbeitende oder Investor*innen nicht vor Ort sind, verzögern sich oft Prozesse, weil Dokumente mühsam per Post oder Mail verschickt, ausgedruckt, unterschrieben und eingescannt werden müssen. Das verursacht lange Wartezeiten, hohe Papierkosten und birgt Sicherheitsrisiken durch mögliche Fälschungen ohne Authentizität Garantie.
Unterschriften-Prozesse werden mit der digitalen Signatur nicht nur schneller, sondern auch sicherer und vollständig rechtskonform abgewickelt – ganz ohne Ausdruck, Scan oder Postweg.
Ob internationaler Konzern, kleiner Verein oder mittelständisches Unternehmen: Die digitale Signatur bietet jedem die Chance, Prozesse zu beschleunigen und gleichzeitig Rechtssicherheit zu gewährleisten.
Rechtssicher unterschreiben: Volle Unterstützung für qualifizierte elektronische Signaturen gemäß eIDAS-Verordnung.
Sekundenschnell & mobil: Unterschreiben Sie Dokumente digital – jederzeit und überall, auch vom Smartphone.
Einfache Integration: Passt nahtlos in Ihre bestehenden Genehmigungs- und Formularprozesse.
Nachhaltig & effizient: Sparen Sie Papier, reduzieren Sie Aufwand und steigern Sie Ihre Produktivität.
Volle Nachvollziehbarkeit: Jede Signatur ist auditierbar und revisionssicher archiviert.
Beschleunigte Prozesse: Verkürzen Sie Bearbeitungszeiten erheblich und bleiben Sie rechtlich auf der sicheren Seite.
Digitale Vertragsmappe
Unendlich dicke Vertragsmappen und langwierige Suchen nach bestimmten Verträgen – das macht die Vertragsverwaltung nicht nur mühsam, sondern auch unnötig kompliziert.
Mit unserer digitalen Vertragsmappe wird die Verwaltung all Ihrer Verträge und rechtlichen Dokumente kinderleicht. Sie steigern Ihre Produktivität und sorgen gleichzeitig für höchste Sicherheit in Ihrem Geschäftsbetrieb.
Ideal für alle Unternehmen und Organisationen, die ihre Vertragsverwaltung modernisieren, sicher archivieren und schnell darauf zugreifen möchten. Besonders wertvoll für Rechtsabteilungen, HR oder das Management.
Platzsparend & digital: Speichern Sie alle Ihre rechtlichen Dokumente digital – sparen Sie Platz und senken Sie Verwaltungskosten.
Blitzschnell finden: Suchen und greifen Sie im Handumdrehen auf jedes Dokument zu, das steigert die Effizienz Ihres Teams.
Höchste Sicherheit: Ihre Verträge sind durch Passwörter und Verschlüsselung sicherer als je zuvor.
Einfach teilen & bearbeiten: Erleichtern Sie die Teamkoordination und beschleunigen Sie die Kommunikation durch einfaches Teilen und Bearbeiten von Dokumenten.
Automatische Archivierung: Das System archiviert Dokumente automatisch, was Fehler reduziert und die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen sicherstellt.
Ausgabenübersicht
Ohne eine digitale Ausgabenübersicht fehlen Unternehmen wichtige Transparenz und Kontrolle über ihre Kosten. Unübersichtlichen Belege, verzögerte Abrechnungen und ein erhöhtes Risiko von Fehlern oder Doppelzahlungen – ohne digitaler Ausgabenübersicht gehören diese vermeidbaren Punkte zu gewöhnlichen Herausforderungen.
Mit unserer digitalen Ausgabenübersicht sehen Sie tagesaktuell, wohin Ihr Geld fließt. Alle Ausgaben aus Ihren Verträgen werden übersichtlich gegliedert, analysiert und durch Frühwarnsysteme abgesichert. So haben Sie jederzeit die volle Kontrolle.
Ob für Vereine, Unternehmen oder Gemeinden: Diese Funktion ist ideal für alle, die ihre Ausgaben im Blick behalten, die Kosten kontrollieren und fundierte Entscheidungen treffen möchten.
Automatische Kosten-Kategorisierung: Ihre Ausgaben werden automatisch nach Vertragstyp oder Abteilung sortiert.
Echtzeit-Reporting: Immer wissen, was aktuell und geplant ausgegeben wird.
Frühwarnsysteme: Erhalten Sie Benachrichtigungen bei drohenden Budgetüberschreitungen oder auslaufenden Verträgen.
Verbindung zur Buchhaltung: Nahtlose Anbindung für bessere Zahlungskontrolle und Finanzprognosen.
Digitale Unterschriftenmappe
Ohne digitale Unterschriftenmappe wird der Unterschriftsprozess ineffizient, fehleranfällig und unübersichtlich. Dokumente werden immer noch häufig ausgedruckt, unterschrieben, eingescannt oder per Post verschickt werden – das kostet viel Zeit und Ressourcen.
Die digitale Unterschriftenmappe bündelt alle Dokumente, die auf eine Freigabe oder Signatur warten – inklusive Statusverfolgung und automatischer Erinnerung.
Die digitale Unterschriftenmappe wird in Unternehmen verschiedenster Branchen eingesetzt. Insbesondere in Unternehmen mit hohem Dokumentations- und Freigabeaufwand wird die Beschleunigung von Freigabeprozessen durch dieses Tool geschätzt.
Übersicht aller anstehenden, ausstehenden und abgeschlossenen Unterschriften-Prozesse.
Vollständig digitaler Workflow für die Vertragsfreigabe.
Protokollierte Nachverfolgbarkeit aller Signaturschritte.
Integration mit DMS- und CRM-Systemen zur Prozessautomatisierung.
Zahlungen für Verträge einfordern
Ob Mieten, Lizenzgebühren oder Serviceleistungen – Zahlungsaufforderungen müssen basierend auf Vertragskonditionen immer wieder manuell erstellt werden.
Diese Funktion automatisiert die Forderung vertraglich vereinbarter Zahlungen, einschließlich wiederkehrender Zahlungen.
Besonders dort, wo regelmäßige, wiederkehrende Zahlungen oder große Mengen an Rechnungen verwaltet werden müssen, ist dieses Tool unverzichtbar.
Automatische Generierung und Versand von Rechnungen.
Eskalationslogik bei Zahlungsverzug mit Mahnsystemintegration.
Integration mit Zahlungs- und Finanzsystemen (z. B. FiBu, SEPA, Banking).
Transparente Darstellung offener Forderungen in der Vertragsakte.
Dokumenten-
management
Dokumente sicher speichern, gezielt finden und zentral organisieren.
Digitale Signatur
Wenn Mitarbeitende oder Investor*innen nicht vor Ort sind, verzögern sich oft Prozesse, weil Dokumente mühsam per Post oder Mail verschickt, ausgedruckt, unterschrieben und eingescannt werden müssen. Das verursacht lange Wartezeiten, hohe Papierkosten und birgt Sicherheitsrisiken durch mögliche Fälschungen ohne Authentizität Garantie.
Unterschriften-Prozesse werden mit der digitalen Signatur nicht nur schneller, sondern auch sicherer und vollständig rechtskonform abgewickelt – ganz ohne Ausdruck, Scan oder Postweg.
Ob internationaler Konzern, kleiner Verein oder mittelständisches Unternehmen: Die digitale Signatur bietet jedem die Chance, Prozesse zu beschleunigen und gleichzeitig Rechtssicherheit zu gewährleisten.
Rechtssicher unterschreiben: Volle Unterstützung für qualifizierte elektronische Signaturen gemäß eIDAS-Verordnung.
Sekundenschnell & mobil: Unterschreiben Sie Dokumente digital – jederzeit und überall, auch vom Smartphone.
Einfache Integration: Passt nahtlos in Ihre bestehenden Genehmigungs- und Formularprozesse.
Nachhaltig & effizient: Sparen Sie Papier, reduzieren Sie Aufwand und steigern Sie Ihre Produktivität.
Volle Nachvollziehbarkeit: Jede Signatur ist auditierbar und revisionssicher archiviert.
Beschleunigte Prozesse: Verkürzen Sie Bearbeitungszeiten erheblich und bleiben Sie rechtlich auf der sicheren Seite.
OCR Erkennung
In Arbeit
In Arbeit
In Arbeit
In Arbeit
Digitales Dokumentenmanagementsystem
Dokumente sind verstreut auf Servern, lokalen Laufwerken oder in Papierform – schwer auffindbar und oft mehrfach vorhanden. Ausdruck, Lagerung und manuelle Bearbeitung verursachen Kosten und Ressourcenbindung.
Das Dokumentenmanagement-Modul von CONTENTShare sorgt für die zentrale, digitale Verwaltung aller geschäftsrelevanten Unterlagen. Von der intelligenten Erfassung über die strukturierte Ablage bis zur revisionssicheren Archivierung behalten Sie jederzeit die Kontrolle über Ihre Dokumente – DSGVO-konform, durchsuchbar und optimal für die Teamzusammenarbeit.
Ein modernes Dokumentenmanagement-System ist das Herzstück eines gut organisierten und transparenten Unternehmens. Es schafft nicht nur Übersicht, sondern auch Vertrauen und Sicherheit im Umgang mit all Ihren Informationen.
Alles an einem Ort: Ihre Dokumente sind zentral und sicher gespeichert, egal wo Sie gerade arbeiten.
Schnell finden, einfach ablegen: Dokumente können nach Projekten, Abteilungen oder eigenen Kriterien sortiert werden.
Sichere Zugriffsrechte: Es kann festgelegt werden, wer Dokumente sehen oder bearbeiten darf.
Intelligente Dokumentenverwaltung: Dokumententypen und Informationen können flexibel angepasst werden.
Nahtlose Integration in andere Systeme
Dokumentenfreigabesysteme
Oft ist es unklar, wer wann welche Version eines Dokuments bearbeitet hat – das ist insbesondere kritisch bei Audits oder Revisionsanforderungen. Gleichzeitig wird unkontrolliert zugegriffen auf Dokumente, die nicht für aller Augen bestimmt sind. Das kann zu rechtlichen Problem führen.
Dokumente können im System kontrolliert freigegeben werden – mit klaren Zuständigkeiten und nachvollziehbaren Prozessen. So stellen Sie sicher, dass nur geprüfte Inhalte in Umlauf kommen – nachvollziehbar und sicher.
Sicherheit und rechtliche Standards sind in jeder Organisationseinheit ein wichtiges Thema. Von Kommunen bis Vereine wird dieses Tool geschätzt
Kontrollierte Freigabe: Es können mehrstufige Prüfprozesse definiert werden, damit jedes Dokument von den richtigen Personen freigegeben wird.
Automatische Abläufe: Dokumente werden automatisch weitergeleitet und Sie erhalten Erinnerungen, wenn Freigaben offen sind.
Flexibel steuerbar: Freigaben können zeitlich oder nutzerbasiert festgelegt werden.
Volle Nachvollziehbarkeit: Jeder Schritt, jede Entscheidung ist lückenlos dokumentiert – perfekt für Audits und Transparenz.
Immer informiert: Automatische Benachrichtigungen halten Sie stets auf dem Laufenden.
Dokumenten Re-Versionierung
Kennen Sie das? Sie suchen die aktuellste Version eines Dokuments und finden nur zig verschiedene Dateinamen? Oder Sie fragen sich, wer zuletzt was geändert hat? Das führt zu Unsicherheit, Fehlern und kann Sie im Ernstfall teuer zu stehen kommen.
Mit unserer Dokumenten-Historie behalten Sie immer den Überblick. Jede Änderung wird automatisch erfasst, sodass Sie jederzeit genau wissen, wer wann was bearbeitet hat. Alle Versionen sind transparent und nachvollziehbar gespeichert. Das gibt Ihnen nicht nur eine klarere Übersicht, sondern auch die volle Kontrolle über Ihre Dokumente.
Die automatische Versionierung sorgt dafür, dass Änderungen an Dokumenten jederzeit nachvollzogen und ältere Stände bei Bedarf wiederhergestellt werden können. Mit Re-Versionierung behalten Sie stets den Überblick und sichern sich rechtlich und organisatorisch ab.
Versionshistorie mit Änderungsprotokoll
Transparenz: bei Teamarbeit und Projektverläufen
Nichts geht verloren: Schutz vor Datenverlust oder versehentlichen Überschreibungen sowie Vergleich und Wiederherstellung alter Versionen
Zusammenarbeit: Sichere Zusammenarbeit auch bei gleichzeitiger Bearbeitung
Projekt/Aktablage
Projektunterlagen sind verstreut (z. B. in E-Mails, auf lokalen Laufwerken). Es existieren mehrere Versionen von Dokumenten an verschiedenen Orten. Vertrauliche oder sensible Projektdaten liegen ungeschützt ab. Lange Suchzeiten nach Dokumenten, keine klaren Zuständigkeiten. Es entstehen Verzögerungen im Projektverlauf und unnötige Abstimmungsschleifen.
Strukturierte digitale Ablage für projekt- oder themenbezogene Dokumente – flexibel, durchdacht und schnell verfügbar. So haben alle Beteiligten jederzeit Zugriff auf die richtigen Unterlagen – ohne E-Mail-Chaos oder lokale Dateien.
Eine gut organisierte Projektverwaltung ist das Herzstück jedes erfolgreichen Projekts. Mit unserer Lösung schaffen Sie Transparenz, Effizienz und Sicherheit. Das bedeutet weniger Stress, schnellere Entscheidungen und Projekte, die im Zeit- und Kostenrahmen bleiben.
Individuelle Ablagestrukturen: Organisieren Sie Dokumente genau so, wie Sie es brauchen – nach Projekten, Kunden oder Themen.
Navigation und Suche: Navigieren Sie spielend leicht durch Ordner, nutzen Sie Tags und Filter, um jedes Dokument sofort zu finden.
Integration: Verknüpfen Sie Dokumente direkt mit Aufgaben, Terminen und Kontakten für einen vollständigen Überblick.
Vielseitig einsetzbar: Perfekt für Bauprojekte, Kundenakten, Vertragsmanagement und vieles mehr.
Jederzeit & überall Zugriff: Ihr Team kann sicher von jedem Ort aus auf alle wichtigen Projektunterlagen zugreifen – im Büro oder unterwegs.
Revisionssichere Archivierung
Der Schutz von Daten war noch nie so wichtig wie heute. Unsere Welt ist vermehrt von digitalen Transformationen geprägt und Unternehmen jeglicher Größe und Form, müssen sicherstellen, dass sensible Informationen vor unbefugtem Zugriff, Cyberangriffen oder Datenverlust geschützt sind.
Durch die revisionssichere Archivierung gelingt eine rechtskonforme, nachvollziehbare Archivierung von geschäftskritischen Unterlagen. So schützen Sie sich vor rechtlichen Risiken und auditieren zuverlässig.
Ein gut durchdachtes Sicherheitssystem von Archivdaten stellt einen essenziellen Bestandteil guter Unternehmensführung dar, um den guten Ruf Ihres Unternehmens sowie Geschäftsabläufe zu sichern.
Gesetzeskonform & Audit-sicher: Erfüllen Sie mühelos alle gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (GoBD, DSGVO) und bestehen Sie jedes Audit.
Manipulationssicher: Jede Änderung und jeder Zugriff wird lückenlos protokolliert – Ihre Dokumente sind unveränderbar.
Absoluter Schutz vor Datenverlust
Höchste Sicherheitsstandards: Wir nutzen zertifizierte Technologien, damit Ihre Informationen maximal geschützt sind.
Langfristige Beweiskraft: Alle archivierten Dokumente haben über Jahre hinweg rechtliche Gültigkeit und Beweiskraft.
Unternehmensserviceportal
In der Regel hat ausschließlich der oder die Geschäftsführer*in Zugang zum Unternehmensserviceportal. Die betreffende Person muss sich eigenständig einloggen, die relevanten Dokumente abrufen und sie anschließend intern zur weiteren Bearbeitung weiterleiten. Dadurch entstehen zusätzliche, teils komplexe Prozesse innerhalb des Unternehmens – insbesondere im Hinblick auf die interne Dokumentenverarbeitung, die Kommunikation sowie die Organisation und Verteilung von Zugriffsrechten.
Mit der USP-Integration in CONTENTShare holen Sie Ihre Behördenpost vollautomatisch ab! Dokumente aus dem Unternehmensserviceportal landen direkt in Ihrem digitalen Postbuch. So stehen sie sofort allen berechtigten Mitarbeitern zur Verfügung – ganz ohne manuelles Weiterleiten durch die Geschäftsführung. Das spart sofort Zeit und beschleunigt Ihre internen Prozesse!
Das USP ist Pflicht – wir machen es einfach: Das Unternehmensserviceportal der österreichischen Bundesregierung ist die zentrale Plattform für Ihre digitale Behördenkommunikation. Jede Firma muss Dokumente darüber empfangen können. Unsere Integration stellt sicher, dass dies reibungslos und effizient geschieht, ohne zusätzlichen Aufwand für Sie.
Automatischer Dokumenten-Abruf
Direkt ins digitale Postbuch: Alle Dokumente landen automatisch strukturiert an einem zentralen Ort.
Sofortige Verfügbarkeit: Berechtigte Personen haben umgehend Zugriff auf wichtige Unterlagen.
Zeitersparnis und beschleunigte Kommunikationsprozesse
Effizientere Arbeitsabläufe: Mehrere Mitarbeiter können gleichzeitig auf die Dokumente zugreifen, was die Bearbeitung beschleunigt.
Zeiterfassung
Arbeitszeiten präzise dokumentieren – flexibel, nachvollziehbar und gesetzeskonform.
Digitales Arbeitszeitkonto
Ständig fragen Sie sich, wie viele Urlaubstage Ihnen noch bleiben oder wie Ihr aktuelles Arbeitszeitkonto aussieht? Und es werden „heimliche“ Excel-Listen gebraucht, um seine Stunden im Blick zu behalten?
Mit unserem digitalen Arbeitszeitkonto haben Sie alle wichtigen Informationen jederzeit im Blick. Sehen Sie im Dashboard aktuell, wie viele Stunden Sie gearbeitet haben, wie viele Urlaubstage Sie noch haben und welche Abwesenheiten geplant sind.
Unser Tool macht lästige Excel-Tabellen und mühsames Copy-and-paste überflüssig. Es vereinfacht die Zeiterfassung und bietet Ihnen und Ihren Kollegen volle Transparenz.
Aktueller Überblick: Sehen Sie jederzeit Ihr Arbeitszeitkonto, verbleibende Urlaubstage und Überstunden.
Transparenz: Alle erfassten Zeiten und Abwesenheiten auf einen Blick.
Einfache Bedienung: Keine manuellen Excel-Listen mehr nötig.
Planungssicherheit: Behalten Sie geplante Urlaube und Abwesenheiten im Auge.
Abwesenheitsmeldung
Unübersichtliche Abwesenheiten, ein Durcheinander bei der Urlaubsplanung, ein Chaos entsteht für Mitarbeitende sowie auch für Arbeitgebende. Gerade bei Ausfall durch Krankheit oder bei der Beantragung von Sonderfreistellungen sollte zufriedenen Mitarbeitenden ein reibungsloser Ablauf gewährleistet werden.
Mit unserer digitalen Abwesenheitsverwaltung wird die Planung und Verwaltung aller Abwesenheiten kinderleicht. Ob Urlaub, Krankheit oder Sonderfreistellung – alles läuft strukturiert und unkompliziert ab.
Gerade bei größeren Organisationseinheiten ist dieses Tool sowohl für Mitarbeitende als auch für Arbeitgebende eine unverzichtbare Anwendung.
Einfache Anträge & schnelle Genehmigung: Beantragen Sie Abwesenheiten digital, der Freigabe-Workflow läuft automatisch.
Übersichtlicher Kalender: Sehen Sie alle Abwesenheiten auf Team- oder Unternehmensebene auf einen Blick.
Urlaubstage immer aktuell: Resturlaub wird automatisch berechnet und aktualisiert.
Nahtlose Integration: Perfekt verbunden mit Zeiterfassung, Lohnabrechnung und Ihrem Kalender.
Transparente Kommunikation: Kein Papierkram oder Excel mehr – alle Absprachen laufen digital und nachvollziehbar zwischen Mitarbeitenden und HR.
Rechnungsvorbereitung Zeitkonto
Kennen Sie das: Die manuelle Zuordnung von Arbeitszeiten zu Kundenprojekten für die Rechnungsstellung ist mühsam und fehleranfällig? Sie verlieren den Überblick, welche Leistungen bereits abgerechnet wurden und welche noch offen sind? Das kostet nicht nur viel Zeit, sondern auch potenziellen Umsatz.
Unsere Rechnungsvorbereitungs-Funktion sammelt automatisch alle erfassten Zeiten und Leistungen, die Ihren Kunden oder Projekten zugeordnet sind. So haben Sie jederzeit eine klare Übersicht und können diese mit nur wenigen Klicks für die Fakturierung freigeben.
Ideal für Dienstleister, Agenturen und alle Unternehmen, die projekt- oder stundenbasiert abrechnen. Vereinfacht den gesamten Prozess von der Zeiterfassung bis zur Rechnungsstellung und sorgt für lückenlose Dokumentation.
Automatische Zeiterfassung: Alle Stunden, die Sie bei Tickets, Projekten oder Aufgaben erfassen, werden automatisch zugeordnet.
Übersicht je Kunde/Unternehmen: Sehen Sie auf einen Blick alle erfassten Leistungen pro Kunde oder Projekt.
Einfache Freigabe: Geben Sie die gesammelten Zeiten und Leistungen direkt für die Fakturierung frei.
Transparenz: Immer den Überblick über abrechenbare und bereits abgerechnete Leistungen.
Fehlerreduktion: Minimiert manuelle Eingabefehler und sorgt für korrekte Abrechnungen.
Intranet
Wichtige Informationen intern bündeln, Wissen teilen und Mitarbeitende vernetzen.
Verweise
In Arbeit
In Arbeit
In Arbeit
In Arbeit
Workflowmanagement
Abläufe automatisieren, Zuständigkeiten klären und Prozesse effizient steuern.
KANBAN Taskboard
in Arbeit
in Arbeit
in Arbeit
in Arbeit
Aufgabenmanagement inkl. Eisenhower-Matrix
Aufgaben werden oft unübersichtlich dokumentiert – etwa in E-Mails, Notizzetteln oder beiläufig in Meetings –, was die Nachverfolgung und Priorisierung erschwert. Dadurch entstehen Informationsverluste, Doppelarbeiten und Missverständnisse im Team. Wichtige Aufgaben geraten leicht in den Hintergrund.
Digitales Aufgabenmanagement ermöglicht eine effiziente Organisation, Verfolgung und Priorisierung von Aufgaben. Dadurch bleiben Arbeitsprozesse strukturiert und übersichtlich. Die Konzentration auf priorisierte Aufgaben führt zu einer höheren Produktivität und unterstützt das Erreichen gesetzter Ziele. Die Eisenhower-Matrix hilft, sich auf das zu konzentrieren, was zählt – und nicht einfach nur das, was gerade laut ruft. So steigern Sie Produktivität und Zielklarheit im gesamten Team.
Besonders in größeren Unternehmen ist eine zentrale Aufgabenübersicht von Vorteil. Das digitale Aufgabenmanagement trägt jedoch zur Effizienzsteigerung in Unternehmen jeglicher Größe, Vereinen oder Kommunen bei.
Zentrale Aufgabenübersicht mit Fälligkeiten, Verantwortlichen und Status
Eisenhower-Matrix zur visuellen Priorisierung nach Dringlichkeit und Wichtigkeit
Persönliche und teambezogene Aufgabenlisten
Integration mit Kalendern und Benachrichtigungssystemen
Delegation und Fortschrittsverfolgung in Echtzeit
Antrags- und Formularmanagement
Digitale Anträge und Formulare einfach erstellen, ausfüllen und weiterverarbeiten.
Digitale Signatur
Wenn Mitarbeitende oder Investor*innen nicht vor Ort sind, verzögern sich oft Prozesse, weil Dokumente mühsam per Post oder Mail verschickt, ausgedruckt, unterschrieben und eingescannt werden müssen. Das verursacht lange Wartezeiten, hohe Papierkosten und birgt Sicherheitsrisiken durch mögliche Fälschungen ohne Authentizität Garantie.
Unterschriften-Prozesse werden mit der digitalen Signatur nicht nur schneller, sondern auch sicherer und vollständig rechtskonform abgewickelt – ganz ohne Ausdruck, Scan oder Postweg.
Ob internationaler Konzern, kleiner Verein oder mittelständisches Unternehmen: Die digitale Signatur bietet jedem die Chance, Prozesse zu beschleunigen und gleichzeitig Rechtssicherheit zu gewährleisten.
Rechtssicher unterschreiben: Volle Unterstützung für qualifizierte elektronische Signaturen gemäß eIDAS-Verordnung.
Sekundenschnell & mobil: Unterschreiben Sie Dokumente digital – jederzeit und überall, auch vom Smartphone.
Einfache Integration: Passt nahtlos in Ihre bestehenden Genehmigungs- und Formularprozesse.
Nachhaltig & effizient: Sparen Sie Papier, reduzieren Sie Aufwand und steigern Sie Ihre Produktivität.
Volle Nachvollziehbarkeit: Jede Signatur ist auditierbar und revisionssicher archiviert.
Beschleunigte Prozesse: Verkürzen Sie Bearbeitungszeiten erheblich und bleiben Sie rechtlich auf der sicheren Seite.
Antragsmanagementsystem
Urlaubsanträge, Reisekostenabrechnungen oder Onboarding-Formulare als Papierstapel oder unübersichtliche E-Mails? Das führt zu ewigen Wartezeiten, verlorenen Informationen und frustrierenden Fehlern. Wichtige Prozesse werden unnötig kompliziert und dauern viel zu lange!
Mit unserem digitalen Antragsmanagement gehören Papierformulare und E-Mail-Chaos der Vergangenheit an! Ersetzen Sie analoge Prozesse durch intelligente, digitale Workflows. Das Ergebnis? Klare Nachvollziehbarkeit, blitzschnelle Bearbeitung und deutlich weniger Fehler. Ihre Anträge werden effizienter als je zuvor bearbeitet.
Bewährt in der Praxis: Egal ob beim Onboarding neuer Mitarbeitender, für Urlaubs- und Krankmeldungen oder andere interne Anfragen – unser Antragsmanagement hat sich im HR-Alltag bestens bewährt. Es steigert nicht nur die Effizienz, sondern reduziert manuelle Schritte und fördert eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen allen Abteilungen.
Anträge werden automatisch an die richtigen Personen weitergeleitet.
Bearbeitungsstatus einsehen und automatische Benachrichtigungen erhalten.
Zentrale Übersicht
Einfache Anpassung
Webbasiert & DSGVO-konform
Kontakt- und Unternehmens-
verwaltung
Zentrale Übersicht über alle Geschäftspartner und Unternehmensdaten.
Benutzerverwaltung
Unklare Rechtevergabe, hoher Aufwand bei Änderungen, Sicherheitsrisiken, fehlende Transparenz und Schwierigkeiten bei der Einhaltung von Compliance-Vorgaben.
Automatisierte, rollen- und gruppenbasierte Rechtevergabe sorgt für klare Zugriffe, einfache Verwaltung, revisionssichere Doku und DSGVO-/ISO27001-Konformität.
In Gemeinden und Unternehmen bewährt – reduziert Zugriffsfehler, erleichtert Rollenwechsel, zentrale Komponente in der RATHAUSCloud.
Automatische Rechtevergabe.
Rollen-/Gruppenlogik mit Vererbung.
Massenänderungen.
Protokollierung & Doku.
Mehrfach-Gruppenzugehörigkeit.
Termin- und Fristenkalender
Die Koordination von Aufgaben, Einhaltung von Fristen und Übersicht über Termine stellt für viele Unternehmen eine tägliche Herausforderung dar. Fristen für Kündigungen, Verlängerungen oder Neuverhandlungen gehören zu den kritischsten Aspekten in der Unternehmensverwaltung.
Der integrierte Kalender bietet einen vollständigen Überblick über alle anstehenden Termine, Wiedervorlagen und Fristen im Zusammenhang mit Kontakten, Aufgaben oder Unternehmensereignissen.
Der Termin- und Fristenkalender ist ein unverzichtbares Tool, das eine effiziente Verwaltung aller wichtigen Termine, Fristen und Verpflichtungen im Unternehmen ermöglicht. Er sorgt dafür, dass Aufgaben rechtzeitig erledigt werden und steigert die Produktivität durch bessere Organisation.
Zentrale Verwaltung aller unternehmensweiten Termine.
Automatische Erinnerungsfunktionen zur Fristwahrung.
Verknüpfung mit Aufgaben, Kontakten und Dokumenten.
Fördert zuverlässige Kommunikation und planbare Abläufe.
Gemeinsame Kalenderfunktion für Teamarbeit und Aufgabenverteilung.
Nahtlose Verknüpfung mit Dokumenten und Verantwortlichen.
Export-Funktion, um die Kalenderübersicht offline zur Verfügung zu stellen.
Kanäle
Ohne eine strukturierte Kanalfunktion verlaufen interne und externe Kommunikationsströme oft unkoordiniert, unübersichtlich und thematisch vermischt. Wichtige Informationen gehen in E-Mail-Fluten oder Chatverläufen unter, Absprachen sind schwer nachvollziehbar und es fehlt ein klarer Raum für projekt- oder themenspezifische Zusammenarbeit. Das erschwert die Koordination, fördert Missverständnisse und kostet wertvolle Zeit.
Mit unserer Kanalfunktion bringen Sie Ordnung in Ihre Kommunikation. Egal, ob intern oder extern, Sie erstellen ganz einfach separate Bereiche für jedes Thema, Projekt oder jede Zielgruppe. So bleibt alles klar und übersichtlich.
Diese Funktion wird branchenübergreifend eingesetzt, insbesondere dort, wo Teamarbeit, Projektkoordination oder externe Abstimmung eine zentrale Rolle spielen.
Erstellen Sie eigene Kommunikationsräume für jedes Thema (z.B. Marketing, Personal, Projekt XY)
Sorgen Sie für einen strukturierten Informationsfluss – ob im Team oder mit externen Kontakten.
Alle Absprachen und Entwicklungen bleiben nachvollziehbar.
Verlinken Sie relevante Dateien, Aufgaben, Termine und Ansprechpartner direkt in den Kanälen.
Mobile Rechnungsfreigabe
Der Prüfprozess von Rechnungen kann durchwegs zeitintensiv sein und ist oft personenabhängig. Dadurch kommt es teilweise zu Überschneidungen von Rechnungen und Zahlungserinnerungen. Doppelten Üebrweisungen und Liquiditätsproblemen.
Eingangsbelege können mobil auch am Smartphone geprüft und freigegeben werden.
Von EPUs bis zu Konzernen wird unsere mobile Rechnungsfreigabe genutzt. BSP EKM, Voltares, VAYA, BST…
Genehmigung, Ablehnung mit Begründung, automatische Zuwesiung von Prüfern nach Kostenstellen, Lieferanten und Mandanten. Notizfnktionen, Aufgaben und Widervorlagen
Outlook Integration
Fehlende Synchronisation von Terminen, Besprechungen und Aufgaben, mangelnde Transparenz und Nachvollziehbarkeit, hoher Verwaltungsaufwand, unterbrochener Informationsfluss und vieles mehr zählen zu den gewöhnlichen Herausforderungen.
Die direkte Outlook-Anbindung sorgt für einen durchgängigen Informationsfluss zwischen E-Mail, Kalender, Kontakten und der Business-Software – ohne Systembruch
Diese Funktion ermöglicht eine nahtlose Integration von Outlook in die Business-Software zur Optimierung der Kommunikation und Planung in jeder Institution, jedem Unternehmen oder Verein.
Automatische Synchronisation von Terminen und Besprechungen zwischen der Business-Software und Outlook.
Zugriff auf E-Mails und Anhänge direkt aus der Business-Software, mit der Möglichkeit, E-Mails zu speichern und zu kategorisieren.
Synchronisation von Kontakten und Adressbuchdaten zwischen Outlook und der Business-Software.
Automatische Benachrichtigungen und Aufgabenmanagement direkt in Outlook.
Verknüpfung von Besprechungsnotizen und relevanten Dokumenten mit Outlook-Terminserien oder E-Mails.
Kontaktverwaltung
Ohne digitale Kontaktverwaltung fehlt Unternehmen und Institutionen der zentrale Überblick über wichtige Ansprechpartner, Kommunikationsverläufe und Beziehungen. Das führt zu ineffizienten Abläufen, erhöhtem Aufwand und dem Risiko von Datenverlust oder verpassten Chancen.
Mit der digitalen Kontaktverwaltung sind alle relevanten Informationen zu jeglichen Personen wie Ansprechpartner*innen, Kund*innen, Lieferant*innen und internen Beteiligten zentral, strukturiert und aktuell verfügbar.
Kontakte müssen in jeder Branche und in jedem Unternehmen, unabhängig der Unternehmensgröße verwaltet werden. Mit diesem Tool passiert dies effizient und zuverlässig.
Zentrale Datenhaltung mit flexiblen Filter- und Suchfunktionen.
Historienübersicht über Kommunikation, Aufgaben und Dokumente je Kontakt.
Rollen- und gruppenbasierte Zugriffssteuerung.
Vollständig verknüpfbar mit Vertragsmodulen, Belegmodulen und weiteren relevanten Modulen.
Unternehmensverwaltung
Fehlt Unternehmen und Institutionen eine zentrale digitale Unternehmensverwaltung, mangelt es am notwendigen Überblick über wesentliche Vorgänge, relevante Daten und geschäftsrelevante Beziehungen. Das führt unweigerlich zu ineffizienten Prozessen, übermäßigem Arbeitsaufwand und der Gefahr von Informationsverlust oder dem Verpassen entscheidender Geschäftsmöglichkeiten.
Mit der digitalen Unternehmensverwaltung können komplette Organisationseinheiten – wie Firmen, Behörden oder Partnerinstitutionen – strukturiert erfasst und verwaltet werden. Zudem ist die Verknüpfung mit Kontakten einfach und schnell möglich.
Dieses Tool wird erfolgreich in jeder Branche eingesetzt.
Darstellung von Unternehmensprofilen mit Hierarchien und verbundenen Ansprechpartner*innen.
Verwaltung von Unternehmensrollen, Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten.
Direkte Verknüpfung zu Verträgen, Vorgängen und Belegen.
Transparente Zuordnung zu Regionen, Branchen und anderen Projekten.
Verteilerlisten
Ohne strukturierte Verteilung landen wichtige Informationen nicht bei den richtigen Personen. Zusätzlich muss bei jeder Nachricht die Zielgruppe manuell ausgewählt werden. Das ist fehleranfällig und kostet viel Zeit – besonders bei großen Gruppen.
Mit Verteilerlisten versenden Sie Informationen genau an die Personen, für die sie bestimmt sind. Egal, ob es um regelmäßige Updates oder spezielle Ankündigungen geht – alles wird einfacher und übersichtlicher.
Verteilerlisten ermöglichen eine effizientere und genauere Kommunikation innerhalb jedes Unternehmens und mit externen Partnern, was die Organisation verbessert und administrative Fehler reduziert.
Kontakte einfach gruppieren: Nach Abteilung, Projekt oder Funktion.
Informationen automatisch versenden: Ob Newsletter, Fristen oder wichtige Ankündigungen.
Datenschutzsicher und unkompliziert: Einwilligungen und Datenschutz werden automatisch beachtet (DSGVO-konform).
Zeit sparen durch Automation: Listen werden automatisch gepflegt und Sie nutzen praktische Filterfunktionen.
Korrespondenzübersicht
Wer hat wann was mit wem besprochen oder vereinbart? Ohne zentrale Übersicht bleiben wichtige Informationen in E-Mail-Postfächern einzelner Mitarbeitender. Kommunikationsverläufe werden unzureichend dokumentiert und gehen verloren.
Mit der Korrespondenzübersicht haben Sie alle schriftlichen Absprachen und Mitteilungen auf einen Blick – egal, ob per E-Mail, Brief oder Gesprächsnotiz. So bleiben alle Informationen zentral und jederzeit griffbereit.
Korrespondenzübersicht verbessert die Effizienz und Produktivität des Unternehmens, indem sie eine bessere Kontrolle über Kommunikationen und schnellere Antworten bietet.
Alles an einem Ort: Dokumentieren Sie E-Mails, Briefe, Gesprächsnotizen und Protokolle zentral.
Blitzschnell finden: Greifen Sie sofort auf Verläufe, Anhänge und alle Beteiligten zu.
Immer den Überblick behalten: Ideal für Rückfragen, bei Problemen oder zur Qualitätssicherung.
Mehr Transparenz: Fördert eine klare Zusammenarbeit, intern wie extern.
Integrationen: Mailer API (Mail & DSGVO)
Täglicher E-Mail-Verkehr führt dazu, dass unzählige E-Mails manuell versendet und gepflegt werden müssen, was zeitaufwendig, fehleranfällig und schwer skalierbar ist.
Diese Funktion ermöglicht die Integration einer Mailer-API zur automatisierten E-Mail-Kommunikation, unter vollständiger Berücksichtigung der DSGVO-Vorgaben.
Ideal für Unternehmen, die ihren E-Mail-Verkehr effizienter gestalten, Marketingkampagnen automatisieren und gleichzeitig höchste Datenschutzstandards gewährleisten möchten.
Automatischer E-Mail-Versand: Verschicken Sie personalisierte Nachrichten und Newsletter ganz automatisch.
100% DSGVO-konform: Wir kümmern uns um Opt-ins, Opt-outs und die Nachverfolgbarkeit von Einwilligungen – Sie sind rechtlich immer abgesichert.
Einfache Abonnentenverwaltung: Verwalten Sie Ihre E-Mail-Kontakte und deren Präferenzen, inklusive Einwilligungen und Widerrufsrechte.
Erfolg messen: Verfolgen Sie wichtige Kennzahlen wie Öffnungsraten und Klicks, um Ihre Kampagnen zu optimieren.
Nahtlose Integration: Verbinden Sie das System einfach mit Ihren CRM- und Marketing-Plattformen.
Sicheres Daten-Management: Ihre E-Mail-Daten werden immer gemäß den höchsten Datenschutzrichtlinien und DSGVO-Vorgaben gespeichert und verarbeitet.
Benutzerverwaltung
Unklare Rechtevergabe, hoher Aufwand bei Änderungen, Sicherheitsrisiken, fehlende Transparenz und Schwierigkeiten bei der Einhaltung von Compliance-Vorgaben.
Unsere Benutzerverwaltung macht die Rechtevergabe spielend einfach. Dank automatischer, rollen- und gruppenbasierter Zugriffsregeln sind Ihre Daten sicher, Änderungen schnell erledigt und alle Abläufe transparent. So erfüllen Sie mühelos Datenschutz- und Sicherheitsstandards wie DSGVO und ISO27001.
In Gemeinden und Unternehmen bewährt – reduziert Zugriffsfehler, erleichtert Rollenwechsel, zentrale Komponente in der RATHAUSCloud.
Automatische Rechtevergabe: Spart Zeit und minimiert Fehler.
Intelligente Rollen- und Gruppenlogik: Rechte werden effizient vererbt.
Massenänderungen: Passen Sie Zugriffe für viele Nutzer gleichzeitig an.
Lückenlose Protokollierung & Dokumentation: Alle Änderungen sind nachvollziehbar und revisionssicher.
Flexible Gruppenzugehörigkeit: Ein Nutzer kann gleichzeitig Mitglied in mehreren Gruppen sein.
Unternehmensserviceportal
In der Regel hat ausschließlich der oder die Geschäftsführer*in Zugang zum Unternehmensserviceportal. Die betreffende Person muss sich eigenständig einloggen, die relevanten Dokumente abrufen und sie anschließend intern zur weiteren Bearbeitung weiterleiten. Dadurch entstehen zusätzliche, teils komplexe Prozesse innerhalb des Unternehmens – insbesondere im Hinblick auf die interne Dokumentenverarbeitung, die Kommunikation sowie die Organisation und Verteilung von Zugriffsrechten.
Mit der USP-Integration in CONTENTShare holen Sie Ihre Behördenpost vollautomatisch ab! Dokumente aus dem Unternehmensserviceportal landen direkt in Ihrem digitalen Postbuch. So stehen sie sofort allen berechtigten Mitarbeitern zur Verfügung – ganz ohne manuelles Weiterleiten durch die Geschäftsführung. Das spart sofort Zeit und beschleunigt Ihre internen Prozesse!
Das USP ist Pflicht – wir machen es einfach: Das Unternehmensserviceportal der österreichischen Bundesregierung ist die zentrale Plattform für Ihre digitale Behördenkommunikation. Jede Firma muss Dokumente darüber empfangen können. Unsere Integration stellt sicher, dass dies reibungslos und effizient geschieht, ohne zusätzlichen Aufwand für Sie.
Automatischer Dokumenten-Abruf
Direkt ins digitale Postbuch: Alle Dokumente landen automatisch strukturiert an einem zentralen Ort.
Sofortige Verfügbarkeit: Berechtigte Personen haben umgehend Zugriff auf wichtige Unterlagen.
Zeitersparnis und beschleunigte Kommunikationsprozesse
Effizientere Arbeitsabläufe: Mehrere Mitarbeiter können gleichzeitig auf die Dokumente zugreifen, was die Bearbeitung beschleunigt.
Wir gestalten Ihre digitale Zukunft!
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