Das richtige Produkt für Ihre Anforderungen
Perfekt abgestimmt auf Ihre Anforderungen
Belegmanagement
Belege digital erfassen, prüfen und archivieren – einfach und revisionssicher.
Digitale Rechnungskontrolle
Die meisten Unternehmen sind bei genauerer Betrachtung nicht skontofähig, da die Vorarbeiten bis zur tatsächlichen Buchung in der Buchhaltung teilweise oder gar nicht digitalisiert sind. Insbesondere durch die Einführung der E-Rechnung wird die Freigabe für manche menschen zur Herausforderung, was intern zu noch höheren Aufwänden führen kann.
Die Lösung ist einfach, schnell und effizient: Wir richten ein zentrales Postfach für alle Ihre Eingangsbelege ein. Diese Belege werden direkt in die Verifizierung überführt und können dank intelligenter Erfassungsfunktionen schnell verschlagwortet und an die Prüfer*innen weitergeleitet werden.
Dieses Feature gehört zum Bestseller, weil es unmittelbar einen kaufmännischen Nutzen bringt. Es kann bei den fertigen Lösungen individuell eingesetzt werden.
Intelligente Inhaltserkennung zur Verschlagwortung
Lernfähiges System zur Rechnungsverarbeitung
Erfassung von Summen und Steuern
Workflows zur mobilen Prüfung
Liquiditätsübericht
Verifzierungserleichterung durch OCR und Lernfähigkeit des Systems
Stammdatenmanagement
E-Rechnung (xml Formate) verarbeitbar
E-Mail Versand
Freigabeprozesse
Buchungshinweise
Belegnotizen
Mobile Rechnungsfreigabe
Sie sind gerade unterwegs, aber eine dringende Rechnung wartet auf Ihre Freigabe? Das bremst den Prozess unnötig aus und verzögert Zahlungen.
Mit der mobilen Rechnungsfreigabe können Sie Rechnungen jederzeit und überall direkt von Ihrem Smartphone oder Tablet aus genehmigen. Das gibt Ihnen die Flexibilität, dringend nötige Freigaben ohne Zeitverlust zu erteilen und Ihre Finanzprozesse zu beschleunigen.
Von Unternehmen und Organisationen bis hin zu Vereinen: Alle profitieren von der mobilen Rechnungsfreigabe, da sie Prozesse beschleunigt und die finanzielle Kontrolle stärkt – egal, wo Sie sich gerade befinden.
Ortsunabhängig: Geben Sie Rechnungen von überall mit Ihrem Smartphone oder Tablet frei.
Prozesse beschleunigen: Sofortige Freigaben sorgen für schnellere Abläufe.
Immer auf dem Laufenden: Echtzeit-Benachrichtigungen und Statusverfolgung halten Sie auf dem aktuellen Stand.
Ressourcen schonen: Ersetzen Sie papierbasierte durch digitale Prozesse.
Sicher & kontrolliert: Nutzen Sie mobile Authentifizierung für höchste Sicherheit.
Kreditoren/Debitoren Abgleich mit der FiBu
Der Abgleich von Rechnungen und Zahlungen mit Ihrer Finanzbuchhaltung ist ein manueller, zeitraubender und fehleranfälliger Prozess? Offene Posten zu finden und abzugleichen, kostet viel Zeit und bindet wertvolle Ressourcen in Ihrer Buchhaltung.
Unsere Integration sorgt für einen automatischen Abgleich Ihrer Rechnungen und Zahlungen mit Systemen wie DATEV, BMD oder JetFiBU. Das vereinfacht und optimiert Ihre Buchhaltungsprozesse, sorgt für höchste Genauigkeit und schafft volle Transparenz bei Ihren Finanzdaten.
Mit der DATEV / BMD / Jetfibu Integration erhalten alle eine nahtlose Lösung, die die Kreditorenbuchhaltung vereinfacht und dabei hilft, die Kontrolle über wichtige Finanzen zu behalten.
Integration mit DATEV, BMD, JetFiBU & Co.
Schneller Zahlungsabgleich ohne manuelle Fehler
Automatisierte Differenzkennzeichnung für problemlose Nachbearbeitung
Echtzeit-Übersicht über offene Posten
Nahtlose Integration in den Buchhaltungsprozess
Belegübergabe an die FiBu
Ohne automatisierte Belegübergabe können manuelle Fehler passieren und ein hoher Zeitaufwand bei der Datenübertragung in die Finanzbuchhaltung ist der Standard. Zudem fehlt es oft an Nachvollziehbarkeit und Revisionssicherheit, wenn Übergaben nicht standardisiert und dokumentiert erfolgen.
Das Modul ermöglicht die strukturierte und automatisierte Übergabe buchungsrelevanter Belege aus dem Vorsystem (z. B. ERP, DMS oder Workflow-Lösung) an die Finanzbuchhaltung.
Mit der Belegübergabe an die Fibu gelingt eine durchgängige Verbindung zwischen Belegwesen und Buchhaltung. Ein reibungsloser, sicherer Ablauf im Finanzprozess ist der Schlüssel.
Automatisierter Export inkl. Belegbilder und Buchungssätze
Standardisierte Formate wie DATEV, XML oder CSV
Protokollierte Übergabe für Nachvollziehbarkeit
Direkte Verknüpfung mit Buchungssystemen
Revisionssicherheit durch strukturierte Archivierung
Cashflow
Sie haben keinen klaren Überblick über die finanziellen Zu- und Abflüsse Ihres Unternehmens? Mangelnde Transparenz bei Ihren Geldströmen macht es schwer, vorausschauend zu planen und wichtige Entscheidungen zu treffen.
Cashflow ist der Schlüssel für effizientes Finanzmanagement und die Wahrung der Liquidität. Die Überwachung von Geldzuflüssen und -abflüssen ermöglicht es, rechtzeitig zu reagieren und fundierte Entscheidungen für das Wachstum und die Stabilität des Unternehmens zu treffen.
Volle Transparenz über Finanzströme – jederzeit und überall.
Tagesaktueller Überblick: Sehen Sie alle Zu- und Abflüsse auf einen Blick.
Live-Anzeige im Dashboard: Immer über den aktuellen Cashflow informiert sein.
Planungssicherheit: Nutzen Sie Prognosen, um vorausschauend zu planen.
Engpässe identifizieren: Erkennen Sie finanzielle Engpässe in Echtzeit.
Verbessertes Liquiditätsmanagement: Treffen Sie fundierte Entscheidungen auf Basis verlässlicher Daten.
Abgleich der Rechnungsprüfung mit dem Vertragsmanagement
Verträge müssen ständig mit der Rechnungsprüfung abgeglichen werden, sonst besteht das Risiko, dass Abweichungen zwischen Rechnungen und Vertragskonditionen übersehen werden, was zu fehlerhaften Zahlungen und wiederum zu erhöhtem manuellen Prüfaufwand führt.
Diese Funktion ermöglicht den automatisierten Abgleich eingehender Rechnungen mit hinterlegten Vertragsdaten innerhalb der Business-Software.
Ideal für Unternehmen, die eine hohe Anzahl an Verträgen verwalten und ihre Rechnungsprüfung automatisieren wollen. Es sorgt für Fehlerreduktion, spart Zeit und schafft volle Transparenz.
Prüfung von Rechnungspositionen gegen Vertragskonditionen (z. B. Preise, Laufzeiten, Mengen).
Automatische Erkennung von Abweichungen anhand definierter Toleranzen.
Direkte Anbindung an die Vertragsdatenbank zur Echtzeitvalidierung.
Unterstützung für wiederkehrende Leistungen (z. B. Mieten, Wartungen, Lizenzen).
Ergebnisdokumentation zur weiteren Verarbeitung im Freigabeprozess.
Zahlungen durchführen
Sie müssen Zahlungen manuell im Online-Banking erfassen? Das kostet viel Zeit, ist fehleranfällig und macht es schwer, den Überblick über den Zahlungsstatus zu behalten.
Mit dieser Funktion können Sie Zahlungen direkt aus dem System heraus automatisieren und verwalten. Sie sparen sich den mühsamen Umweg über das Online-Banking, beschleunigen Ihre Prozesse und minimieren Fehler.
Ideal für alle Unternehmen, die ihre Zahlungsabläufe effizienter, sicherer und transparenter gestalten wollen.
Flexible Zahlungsmethoden: Unterstützt SEPA-Überweisungen, Lastschriften und Sammelzahlungen.
Direkte Bankanbindung: Integration mit modernen Banking-Schnittstellen wie CAMT, FinAPI oder EBICS.
Automatische Validierung: Das System prüft die Zahlungsdaten, bevor sie übertragen werden.
Volle Transparenz: Jeder Zahlungsvorgang wird protokolliert und der Status kann jederzeit verfolgt werden.
Einfache Übergabe: Nahtlose Übergabe an Telebanking oder direkte Anbindung an Ihre Bank.
Bankkontenabgleich
Das manuelle Abgleichen von Bankkonten und Buchungen kostet viel Zeit, ist fehleranfällig und bindet wertvolle Kapazitäten in Ihrer Buchhaltung?
Unser Tool macht den Abgleich von Banktransaktionen mit Ihren internen Buchungen zum Kinderspiel. Automatisierte Prozesse sorgen dafür, dass dies kein zusätzlicher Aufwand mehr ist.
Ideal für alle Unternehmen, die ihre Buchhaltungsprozesse automatisieren und die Genauigkeit bei Finanzdaten erhöhen möchten.
Automatischer Import: Importieren Sie Kontoauszüge einfach per CAMT- oder FinAPI-Schnittstelle.
Intelligenter Abgleich: Die Software gleicht Transaktionen automatisch mit offenen Posten und Buchungsvorschlägen ab.
Fehlererkennung: Das System markiert Differenzen und Unstimmigkeiten selbstständig.
Einfache Nachbearbeitung: Bei Abweichungen können Sie manuell nachbearbeiten.
Volle Transparenz: Jeder Abgleich wird lückenlos protokolliert.
Rechnungsarchiv
Komplexe Finanzprozesse, langsam und nicht sicher – keine Kontrolle und wenig Effizienz im Geschäftsbetrieb.
Rechnungsarchiv ermöglicht eine effiziente und schnelle Verwaltung aller Rechnungen, wodurch der Zeitaufwand für administrative Aufgaben reduziert und die Organisation der Finanzdaten verbessert wird.
Digitale Ablage aller Rechnungen – schnell, sicher und durchsuchbar.
Schneller Zugriff auf alle Dokumente.
Digitale Volltextsuche durch OCR-Technologie.
Revisionssichere Archivierung nach gesetzlichen Vorgaben.
Zugriffskontrolle für autorisierte Benutzer*innen.
Integration in Workflows und Freigaben.
Postbuch
Der tägliche Posteingang ist unübersichtlich? Wichtige Belege, Briefe oder Rechnungen gehen verloren, und niemand weiß genau, wer ein Dokument wann bekommen hat?
Mit unserem digitalen Postbuch haben Sie ein zentrales Eingangsbuch für alle Belege, Briefe und Rechnungen. So behalten Sie jederzeit den Überblick und sorgen für einen transparenten und nachvollziehbaren Posteingang.
Ideal für Unternehmen und Organisationen, die ihren Posteingang digitalisieren und die Bearbeitung beschleunigen möchten.
Digitaler Scan: Erfassen Sie physische Posteingänge ganz einfach per Scan.
Automatische Zuweisung: Weisen Sie Dokumente direkt Mitarbeitenden oder einem Workflow zu.
Volle Nachverfolgbarkeit: Jedes Dokument erhält einen Zeitstempel, und die gesamte Bearbeitungshistorie ist einsehbar.
Nachvollziehbarkeit: Sie sehen jederzeit, über welchen Kanal ein Dokument eingegangen ist.
Nahtlose Integration: Verknüpfung mit Ihrem digitalen Archiv und Freigabeprozessen für effiziente Abläufe.
Berichtwesen
Sie benötigen dringend aktuelle Zahlen, aber das Erstellen von Berichten ist ein manueller, zeitaufwändiger Prozess? Ohne eine zentrale Anlaufstelle fehlen Ihnen die fundierten Daten, um schnell die richtigen Entscheidungen treffen zu können.
Erstellen Sie Berichte und Auswertungen auf Knopfdruck! Mit unserem Berichtswesen erhalten Sie fundierte und übersichtliche Daten, die Ihnen helfen, jederzeit den Überblick zu behalten und die richtigen Entscheidungen zu treffen.
Ideal für Management, Buchhaltung und Projektleiter, die schnell und unkompliziert Zugriff auf aussagekräftige Kennzahlen benötigen, um den Erfolg von Projekten oder die finanzielle Lage zu bewerten.
Berichte auf Knopfdruck: Erstellen Sie Standardberichte (z.B. Umsatz, Kosten) oder individuelle Auswertungen.
Flexibel & Exportierbar: Filtern, gruppieren und exportieren Sie Ihre Daten ganz einfach in Formaten wie PDF, Excel oder CSV.
Automatische Berichte: Lassen Sie sich Reports zeitgesteuert oder ereignisbasiert erstellen.
Integration: Das System kann mit BI-Tools und Dashboards verbunden werden.
Sicherer Zugriff: Steuern Sie, wer welche Berichte einsehen darf, durch rollenbasierte Zugriffsrechte.
Vertragsmanagement
Verträge zentral verwalten, Fristen im Blick behalten und Risiken minimieren.
Digitale Signatur
Wenn Mitarbeitende oder Investor*innen nicht vor Ort sind, verzögern sich oft Prozesse, weil Dokumente mühsam per Post oder Mail verschickt, ausgedruckt, unterschrieben und eingescannt werden müssen. Das verursacht lange Wartezeiten, hohe Papierkosten und birgt Sicherheitsrisiken durch mögliche Fälschungen ohne Authentizität Garantie.
Unterschriften-Prozesse werden mit der digitalen Signatur nicht nur schneller, sondern auch sicherer und vollständig rechtskonform abgewickelt – ganz ohne Ausdruck, Scan oder Postweg.
Ob internationaler Konzern, kleiner Verein oder mittelständisches Unternehmen: Die digitale Signatur bietet jedem die Chance, Prozesse zu beschleunigen und gleichzeitig Rechtssicherheit zu gewährleisten.
Rechtssicher unterschreiben: Volle Unterstützung für qualifizierte elektronische Signaturen gemäß eIDAS-Verordnung.
Sekundenschnell & mobil: Unterschreiben Sie Dokumente digital – jederzeit und überall, auch vom Smartphone.
Einfache Integration: Passt nahtlos in Ihre bestehenden Genehmigungs- und Formularprozesse.
Nachhaltig & effizient: Sparen Sie Papier, reduzieren Sie Aufwand und steigern Sie Ihre Produktivität.
Volle Nachvollziehbarkeit: Jede Signatur ist auditierbar und revisionssicher archiviert.
Beschleunigte Prozesse: Verkürzen Sie Bearbeitungszeiten erheblich und bleiben Sie rechtlich auf der sicheren Seite.
Digitale Vertragsmappe
Unendlich dicke Vertragsmappen und langwierige Suchen nach bestimmten Verträgen – das macht die Vertragsverwaltung nicht nur mühsam, sondern auch unnötig kompliziert.
Mit unserer digitalen Vertragsmappe wird die Verwaltung all Ihrer Verträge und rechtlichen Dokumente kinderleicht. Sie steigern Ihre Produktivität und sorgen gleichzeitig für höchste Sicherheit in Ihrem Geschäftsbetrieb.
Ideal für alle Unternehmen und Organisationen, die ihre Vertragsverwaltung modernisieren, sicher archivieren und schnell darauf zugreifen möchten. Besonders wertvoll für Rechtsabteilungen, HR oder das Management.
Platzsparend & digital: Speichern Sie alle Ihre rechtlichen Dokumente digital – sparen Sie Platz und senken Sie Verwaltungskosten.
Blitzschnell finden: Suchen und greifen Sie im Handumdrehen auf jedes Dokument zu, das steigert die Effizienz Ihres Teams.
Höchste Sicherheit: Ihre Verträge sind durch Passwörter und Verschlüsselung sicherer als je zuvor.
Einfach teilen & bearbeiten: Erleichtern Sie die Teamkoordination und beschleunigen Sie die Kommunikation durch einfaches Teilen und Bearbeiten von Dokumenten.
Automatische Archivierung: Das System archiviert Dokumente automatisch, was Fehler reduziert und die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen sicherstellt.
Ausgabenübersicht
Ohne eine digitale Ausgabenübersicht fehlen Unternehmen wichtige Transparenz und Kontrolle über ihre Kosten. Unübersichtlichen Belege, verzögerte Abrechnungen und ein erhöhtes Risiko von Fehlern oder Doppelzahlungen – ohne digitaler Ausgabenübersicht gehören diese vermeidbaren Punkte zu gewöhnlichen Herausforderungen.
Mit unserer digitalen Ausgabenübersicht sehen Sie tagesaktuell, wohin Ihr Geld fließt. Alle Ausgaben aus Ihren Verträgen werden übersichtlich gegliedert, analysiert und durch Frühwarnsysteme abgesichert. So haben Sie jederzeit die volle Kontrolle.
Ob für Vereine, Unternehmen oder Gemeinden: Diese Funktion ist ideal für alle, die ihre Ausgaben im Blick behalten, die Kosten kontrollieren und fundierte Entscheidungen treffen möchten.
Automatische Kosten-Kategorisierung: Ihre Ausgaben werden automatisch nach Vertragstyp oder Abteilung sortiert.
Echtzeit-Reporting: Immer wissen, was aktuell und geplant ausgegeben wird.
Frühwarnsysteme: Erhalten Sie Benachrichtigungen bei drohenden Budgetüberschreitungen oder auslaufenden Verträgen.
Verbindung zur Buchhaltung: Nahtlose Anbindung für bessere Zahlungskontrolle und Finanzprognosen.
Digitale Unterschriftenmappe
Ohne digitale Unterschriftenmappe wird der Unterschriftsprozess ineffizient, fehleranfällig und unübersichtlich. Dokumente werden immer noch häufig ausgedruckt, unterschrieben, eingescannt oder per Post verschickt werden – das kostet viel Zeit und Ressourcen.
Die digitale Unterschriftenmappe bündelt alle Dokumente, die auf eine Freigabe oder Signatur warten – inklusive Statusverfolgung und automatischer Erinnerung.
Die digitale Unterschriftenmappe wird in Unternehmen verschiedenster Branchen eingesetzt. Insbesondere in Unternehmen mit hohem Dokumentations- und Freigabeaufwand wird die Beschleunigung von Freigabeprozessen durch dieses Tool geschätzt.
Übersicht aller anstehenden, ausstehenden und abgeschlossenen Unterschriften-Prozesse.
Vollständig digitaler Workflow für die Vertragsfreigabe.
Protokollierte Nachverfolgbarkeit aller Signaturschritte.
Integration mit DMS- und CRM-Systemen zur Prozessautomatisierung.
Zahlungen für Verträge einfordern
Ob Mieten, Lizenzgebühren oder Serviceleistungen – Zahlungsaufforderungen müssen basierend auf Vertragskonditionen immer wieder manuell erstellt werden.
Diese Funktion automatisiert die Forderung vertraglich vereinbarter Zahlungen, einschließlich wiederkehrender Zahlungen.
Besonders dort, wo regelmäßige, wiederkehrende Zahlungen oder große Mengen an Rechnungen verwaltet werden müssen, ist dieses Tool unverzichtbar.
Automatische Generierung und Versand von Rechnungen.
Eskalationslogik bei Zahlungsverzug mit Mahnsystemintegration.
Integration mit Zahlungs- und Finanzsystemen (z. B. FiBu, SEPA, Banking).
Transparente Darstellung offener Forderungen in der Vertragsakte.
Digitale Verwaltung von Mitarbeiterunterkünften
Ohne digitale Verwaltung ist die Organisation von Mitarbeiterunterkünften zeitaufwendig, intransparent und mit unzähligen Papierstappeln verbunden. Historien von Mietern, Übergaben oder Austattungsmerkmalen sind ohne eine zentrale Verwaltung nur schwer nachvollziehbar. Informationsverlust und Doppelarbeit sind die Folge.
Das digitale Vertragsmanagement für Mitarbeiterunterkünfte bietet durch automatisierte, sichere und schnelle Prozesse einen klaren Mehrwert für Mitarbeitende, HR und Administration.
Dieses Verwaltungs- und Vertragstool ist für jedes Unternehmen, das Mitarbeiterunterkünfte anbietet, unverzichtbar.
Klare Zuordnung von Zuständigkeiten und Zugriffsrechten.
Verwaltung von Austattungsmerkmalen, Instandhaltung und Übergaben.
Übersicht über Termin & Fristen, Zahlung, Vertragspartner.
Historie von Mietern.
Alle Informationen sind an einem Ort und leicht auffindbar.
Dokumenten-
management
Dokumente sicher speichern, gezielt finden und zentral organisieren.
Digitale Signatur
Wenn Mitarbeitende oder Investor*innen nicht vor Ort sind, verzögern sich oft Prozesse, weil Dokumente mühsam per Post oder Mail verschickt, ausgedruckt, unterschrieben und eingescannt werden müssen. Das verursacht lange Wartezeiten, hohe Papierkosten und birgt Sicherheitsrisiken durch mögliche Fälschungen ohne Authentizität Garantie.
Unterschriften-Prozesse werden mit der digitalen Signatur nicht nur schneller, sondern auch sicherer und vollständig rechtskonform abgewickelt – ganz ohne Ausdruck, Scan oder Postweg.
Ob internationaler Konzern, kleiner Verein oder mittelständisches Unternehmen: Die digitale Signatur bietet jedem die Chance, Prozesse zu beschleunigen und gleichzeitig Rechtssicherheit zu gewährleisten.
Rechtssicher unterschreiben: Volle Unterstützung für qualifizierte elektronische Signaturen gemäß eIDAS-Verordnung.
Sekundenschnell & mobil: Unterschreiben Sie Dokumente digital – jederzeit und überall, auch vom Smartphone.
Einfache Integration: Passt nahtlos in Ihre bestehenden Genehmigungs- und Formularprozesse.
Nachhaltig & effizient: Sparen Sie Papier, reduzieren Sie Aufwand und steigern Sie Ihre Produktivität.
Volle Nachvollziehbarkeit: Jede Signatur ist auditierbar und revisionssicher archiviert.
Beschleunigte Prozesse: Verkürzen Sie Bearbeitungszeiten erheblich und bleiben Sie rechtlich auf der sicheren Seite.
OCR Erkennung
Gescannt, aber nicht durchsuchbar? Das mühsame Suchen nach Informationen in Dokumenten, die Sie nur nach dem Dateinamen finden, kostet wertvolle Zeit und Nerven. Externe Tools sind oft teuer und kompliziert einzurichten.
Die Lösung ist einfach: Mit der integrierten OCR-Erkennung in CONTENTShare gehören diese Probleme der Vergangenheit an! Ihre gescannten Dokumente werden automatisch durchsuchbar – ganz ohne teure Zusatzsoftware. Das macht die Arbeit mit Ihren Dokumenten unglaublich einfacher.
In der Praxis geschätzt für die schnelle Suche in Verträgen, Rechnungen und gescannten Belegen – besonders hilfreich im täglichen Dokumentenmanagement.
Blitzschnelle Volltextsuche: Finden Sie jedes Wort in Ihren gescannten PDFs und Bildern.
Keine Zusatzkosten: Die OCR-Funktion ist direkt in CONTENTShare integriert – keine separate Software nötig.
Zeitersparnis pur: Schluss mit manuellem Suchen! Reduzieren Sie Fehlerquellen und steigern Sie Ihre Effizienz.
Einfach und sicher: Nutzen Sie die webbasierte Suche mit der Gewissheit, dass Ihre Daten DSGVO-konform verarbeitet werden.
Digitales Dokumentenmanagementsystem
Dokumente sind verstreut auf Servern, lokalen Laufwerken oder in Papierform – schwer auffindbar und oft mehrfach vorhanden. Ausdruck, Lagerung und manuelle Bearbeitung verursachen Kosten und Ressourcenbindung.
Das Dokumentenmanagement-Modul von CONTENTShare sorgt für die zentrale, digitale Verwaltung aller geschäftsrelevanten Unterlagen. Von der intelligenten Erfassung über die strukturierte Ablage bis zur revisionssicheren Archivierung behalten Sie jederzeit die Kontrolle über Ihre Dokumente – DSGVO-konform, durchsuchbar und optimal für die Teamzusammenarbeit.
Ein modernes Dokumentenmanagement-System ist das Herzstück eines gut organisierten und transparenten Unternehmens. Es schafft nicht nur Übersicht, sondern auch Vertrauen und Sicherheit im Umgang mit all Ihren Informationen.
Alles an einem Ort: Ihre Dokumente sind zentral und sicher gespeichert, egal wo Sie gerade arbeiten.
Schnell finden, einfach ablegen: Dokumente können nach Projekten, Abteilungen oder eigenen Kriterien sortiert werden.
Sichere Zugriffsrechte: Es kann festgelegt werden, wer Dokumente sehen oder bearbeiten darf.
Intelligente Dokumentenverwaltung: Dokumententypen und Informationen können flexibel angepasst werden.
Nahtlose Integration in andere Systeme
Dokumentenfreigabesysteme
Oft ist es unklar, wer wann welche Version eines Dokuments bearbeitet hat – das ist insbesondere kritisch bei Audits oder Revisionsanforderungen. Gleichzeitig wird unkontrolliert zugegriffen auf Dokumente, die nicht für aller Augen bestimmt sind. Das kann zu rechtlichen Problem führen.
Dokumente können im System kontrolliert freigegeben werden – mit klaren Zuständigkeiten und nachvollziehbaren Prozessen. So stellen Sie sicher, dass nur geprüfte Inhalte in Umlauf kommen – nachvollziehbar und sicher.
Sicherheit und rechtliche Standards sind in jeder Organisationseinheit ein wichtiges Thema. Von Kommunen bis Vereine wird dieses Tool geschätzt
Kontrollierte Freigabe: Es können mehrstufige Prüfprozesse definiert werden, damit jedes Dokument von den richtigen Personen freigegeben wird.
Automatische Abläufe: Dokumente werden automatisch weitergeleitet und Sie erhalten Erinnerungen, wenn Freigaben offen sind.
Flexibel steuerbar: Freigaben können zeitlich oder nutzerbasiert festgelegt werden.
Volle Nachvollziehbarkeit: Jeder Schritt, jede Entscheidung ist lückenlos dokumentiert – perfekt für Audits und Transparenz.
Immer informiert: Automatische Benachrichtigungen halten Sie stets auf dem Laufenden.
Dokumenten Re-Versionierung
Kennen Sie das? Sie suchen die aktuellste Version eines Dokuments und finden nur zig verschiedene Dateinamen? Oder Sie fragen sich, wer zuletzt was geändert hat? Das führt zu Unsicherheit, Fehlern und kann Sie im Ernstfall teuer zu stehen kommen.
Mit unserer Dokumenten-Historie behalten Sie immer den Überblick. Jede Änderung wird automatisch erfasst, sodass Sie jederzeit genau wissen, wer wann was bearbeitet hat. Alle Versionen sind transparent und nachvollziehbar gespeichert. Das gibt Ihnen nicht nur eine klarere Übersicht, sondern auch die volle Kontrolle über Ihre Dokumente.
Die automatische Versionierung sorgt dafür, dass Änderungen an Dokumenten jederzeit nachvollzogen und ältere Stände bei Bedarf wiederhergestellt werden können. Mit Re-Versionierung behalten Sie stets den Überblick und sichern sich rechtlich und organisatorisch ab.
Versionshistorie mit Änderungsprotokoll
Transparenz: bei Teamarbeit und Projektverläufen
Nichts geht verloren: Schutz vor Datenverlust oder versehentlichen Überschreibungen sowie Vergleich und Wiederherstellung alter Versionen
Zusammenarbeit: Sichere Zusammenarbeit auch bei gleichzeitiger Bearbeitung
Projekt/Aktablage
Projektunterlagen sind verstreut (z. B. in E-Mails, auf lokalen Laufwerken). Es existieren mehrere Versionen von Dokumenten an verschiedenen Orten. Vertrauliche oder sensible Projektdaten liegen ungeschützt ab. Lange Suchzeiten nach Dokumenten, keine klaren Zuständigkeiten. Es entstehen Verzögerungen im Projektverlauf und unnötige Abstimmungsschleifen.
Strukturierte digitale Ablage für projekt- oder themenbezogene Dokumente – flexibel, durchdacht und schnell verfügbar. So haben alle Beteiligten jederzeit Zugriff auf die richtigen Unterlagen – ohne E-Mail-Chaos oder lokale Dateien.
Eine gut organisierte Projektverwaltung ist das Herzstück jedes erfolgreichen Projekts. Mit unserer Lösung schaffen Sie Transparenz, Effizienz und Sicherheit. Das bedeutet weniger Stress, schnellere Entscheidungen und Projekte, die im Zeit- und Kostenrahmen bleiben.
Individuelle Ablagestrukturen: Organisieren Sie Dokumente genau so, wie Sie es brauchen – nach Projekten, Kunden oder Themen.
Navigation und Suche: Navigieren Sie spielend leicht durch Ordner, nutzen Sie Tags und Filter, um jedes Dokument sofort zu finden.
Integration: Verknüpfen Sie Dokumente direkt mit Aufgaben, Terminen und Kontakten für einen vollständigen Überblick.
Vielseitig einsetzbar: Perfekt für Bauprojekte, Kundenakten, Vertragsmanagement und vieles mehr.
Jederzeit & überall Zugriff: Ihr Team kann sicher von jedem Ort aus auf alle wichtigen Projektunterlagen zugreifen – im Büro oder unterwegs.
Revisionssichere Archivierung
Der Schutz von Daten war noch nie so wichtig wie heute. Unsere Welt ist vermehrt von digitalen Transformationen geprägt und Unternehmen jeglicher Größe und Form, müssen sicherstellen, dass sensible Informationen vor unbefugtem Zugriff, Cyberangriffen oder Datenverlust geschützt sind.
Durch die revisionssichere Archivierung gelingt eine rechtskonforme, nachvollziehbare Archivierung von geschäftskritischen Unterlagen. So schützen Sie sich vor rechtlichen Risiken und auditieren zuverlässig.
Ein gut durchdachtes Sicherheitssystem von Archivdaten stellt einen essenziellen Bestandteil guter Unternehmensführung dar, um den guten Ruf Ihres Unternehmens sowie Geschäftsabläufe zu sichern.
Gesetzeskonform & Audit-sicher: Erfüllen Sie mühelos alle gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (GoBD, DSGVO) und bestehen Sie jedes Audit.
Manipulationssicher: Jede Änderung und jeder Zugriff wird lückenlos protokolliert – Ihre Dokumente sind unveränderbar.
Absoluter Schutz vor Datenverlust
Höchste Sicherheitsstandards: Wir nutzen zertifizierte Technologien, damit Ihre Informationen maximal geschützt sind.
Langfristige Beweiskraft: Alle archivierten Dokumente haben über Jahre hinweg rechtliche Gültigkeit und Beweiskraft.
Unternehmensserviceportal
In der Regel hat ausschließlich der oder die Geschäftsführer*in Zugang zum Unternehmensserviceportal. Die betreffende Person muss sich eigenständig einloggen, die relevanten Dokumente abrufen und sie anschließend intern zur weiteren Bearbeitung weiterleiten. Dadurch entstehen zusätzliche, teils komplexe Prozesse innerhalb des Unternehmens – insbesondere im Hinblick auf die interne Dokumentenverarbeitung, die Kommunikation sowie die Organisation und Verteilung von Zugriffsrechten.
Mit der USP-Integration in CONTENTShare holen Sie Ihre Behördenpost vollautomatisch ab! Dokumente aus dem Unternehmensserviceportal landen direkt in Ihrem digitalen Postbuch. So stehen sie sofort allen berechtigten Mitarbeitern zur Verfügung – ganz ohne manuelles Weiterleiten durch die Geschäftsführung. Das spart sofort Zeit und beschleunigt Ihre internen Prozesse!
Das USP ist Pflicht – wir machen es einfach: Das Unternehmensserviceportal der österreichischen Bundesregierung ist die zentrale Plattform für Ihre digitale Behördenkommunikation. Jede Firma muss Dokumente darüber empfangen können. Unsere Integration stellt sicher, dass dies reibungslos und effizient geschieht, ohne zusätzlichen Aufwand für Sie.
Automatischer Dokumenten-Abruf
Direkt ins digitale Postbuch: Alle Dokumente landen automatisch strukturiert an einem zentralen Ort.
Sofortige Verfügbarkeit: Berechtigte Personen haben umgehend Zugriff auf wichtige Unterlagen.
Zeitersparnis und beschleunigte Kommunikationsprozesse
Effizientere Arbeitsabläufe: Mehrere Mitarbeiter können gleichzeitig auf die Dokumente zugreifen, was die Bearbeitung beschleunigt.
Zeiterfassung
Arbeitszeiten präzise dokumentieren – flexibel, nachvollziehbar und gesetzeskonform.
Digitales Arbeitszeitkonto
Ständig fragen Sie sich, wie viele Urlaubstage Ihnen noch bleiben oder wie Ihr aktuelles Arbeitszeitkonto aussieht? Und es werden „heimliche“ Excel-Listen gebraucht, um seine Stunden im Blick zu behalten?
Mit unserem digitalen Arbeitszeitkonto haben Sie alle wichtigen Informationen jederzeit im Blick. Sehen Sie im Dashboard aktuell, wie viele Stunden Sie gearbeitet haben, wie viele Urlaubstage Sie noch haben und welche Abwesenheiten geplant sind.
Unser Tool macht lästige Excel-Tabellen und mühsames Copy-and-paste überflüssig. Es vereinfacht die Zeiterfassung und bietet Ihnen und Ihren Kollegen volle Transparenz.
Aktueller Überblick: Sehen Sie jederzeit Ihr Arbeitszeitkonto, verbleibende Urlaubstage und Überstunden.
Transparenz: Alle erfassten Zeiten und Abwesenheiten auf einen Blick.
Einfache Bedienung: Keine manuellen Excel-Listen mehr nötig.
Planungssicherheit: Behalten Sie geplante Urlaube und Abwesenheiten im Auge.
Abwesenheitsmeldung
Unübersichtliche Abwesenheiten, ein Durcheinander bei der Urlaubsplanung, ein Chaos entsteht für Mitarbeitende sowie auch für Arbeitgebende. Gerade bei Ausfall durch Krankheit oder bei der Beantragung von Sonderfreistellungen sollte zufriedenen Mitarbeitenden ein reibungsloser Ablauf gewährleistet werden.
Mit unserer digitalen Abwesenheitsverwaltung wird die Planung und Verwaltung aller Abwesenheiten kinderleicht. Ob Urlaub, Krankheit oder Sonderfreistellung – alles läuft strukturiert und unkompliziert ab.
Gerade bei größeren Organisationseinheiten ist dieses Tool sowohl für Mitarbeitende als auch für Arbeitgebende eine unverzichtbare Anwendung.
Einfache Anträge & schnelle Genehmigung: Beantragen Sie Abwesenheiten digital, der Freigabe-Workflow läuft automatisch.
Übersichtlicher Kalender: Sehen Sie alle Abwesenheiten auf Team- oder Unternehmensebene auf einen Blick.
Urlaubstage immer aktuell: Resturlaub wird automatisch berechnet und aktualisiert.
Nahtlose Integration: Perfekt verbunden mit Zeiterfassung, Lohnabrechnung und Ihrem Kalender.
Transparente Kommunikation: Kein Papierkram oder Excel mehr – alle Absprachen laufen digital und nachvollziehbar zwischen Mitarbeitenden und HR.
Rechnungsvorbereitung Zeitkonto
Kennen Sie das: Die manuelle Zuordnung von Arbeitszeiten zu Kundenprojekten für die Rechnungsstellung ist mühsam und fehleranfällig? Sie verlieren den Überblick, welche Leistungen bereits abgerechnet wurden und welche noch offen sind? Das kostet nicht nur viel Zeit, sondern auch potenziellen Umsatz.
Unsere Rechnungsvorbereitungs-Funktion sammelt automatisch alle erfassten Zeiten und Leistungen, die Ihren Kunden oder Projekten zugeordnet sind. So haben Sie jederzeit eine klare Übersicht und können diese mit nur wenigen Klicks für die Fakturierung freigeben.
Ideal für Dienstleister, Agenturen und alle Unternehmen, die projekt- oder stundenbasiert abrechnen. Vereinfacht den gesamten Prozess von der Zeiterfassung bis zur Rechnungsstellung und sorgt für lückenlose Dokumentation.
Automatische Zeiterfassung: Alle Stunden, die Sie bei Tickets, Projekten oder Aufgaben erfassen, werden automatisch zugeordnet.
Übersicht je Kunde/Unternehmen: Sehen Sie auf einen Blick alle erfassten Leistungen pro Kunde oder Projekt.
Einfache Freigabe: Geben Sie die gesammelten Zeiten und Leistungen direkt für die Fakturierung frei.
Transparenz: Immer den Überblick über abrechenbare und bereits abgerechnete Leistungen.
Fehlerreduktion: Minimiert manuelle Eingabefehler und sorgt für korrekte Abrechnungen.
Intranet
Wichtige Informationen intern bündeln, Wissen teilen und Mitarbeitende vernetzen.
Verweise
Ihre Mitarbeiter suchen ständig nach wichtigen Links zu Tools, Formularen oder internen Richtlinien? Informationen sind verstreut und schwer zu finden, was zu Frustration und Zeitverlust führt.
Mit unseren Verweisen schaffen Sie eine zentrale, strukturierte Linksammlung in Ihrem Intranet. Ihre Mitarbeiter finden wichtige interne und externe Ressourcen mit nur einem Klick – das spart Zeit und sorgt für mehr Effizienz.
Ideal für alle Unternehmen, die eine zentrale Wissensbasis schaffen und den Zugriff auf wichtige Ressourcen vereinfachen möchten. Perfekt für das Intranet oder die Teamseite.
Zentrale Linkverwaltung: Alle relevanten Verweise – ob zu Tools, Formularen, Partnerportalen oder Richtlinien – sind an einem Ort abrufbar.
Kategorisierung und Filterung: Intelligente Sortierung nach Themen, Abteilungen oder Zugriffsrechten ermöglicht eine einfache Navigation.
Pflege durch Fachabteilungen: Verweise können rollenbasiert gepflegt werden – aktuelle Inhalte sind somit stets gewährleistet.
Zugriffskontrolle: Nur autorisierte Nutzer*innen sehen sensible oder abteilungsinterne Links.
Kanäle und Kommunikation
Der Informationsfluss in Ihrem Team ist unkoordiniert und unübersichtlich? Wichtige Absprachen gehen in E-Mail-Fluten oder Chat-Verläufen verloren, und es fehlt ein klarer Raum für die projektbezogene Zusammenarbeit?
Unsere Kanäle ermöglichen eine flexible und effiziente Kommunikation – intern wie extern. Sie steigern die Reichweite und das Engagement, indem Sie Inhalte gezielt an die richtigen Personen und Abteilungen verteilen.
Ideal für Teams, die ihre interne Kommunikation strukturieren und die Zusammenarbeit mit externen Kontakten verbessern möchten. Es hilft dabei, stärkere Beziehungen aufzubauen und das Engagement zu steigern.
Themenspezifische Räume: Erstellen Sie eigene Kommunikationsräume für jedes Thema (z.B. Marketing, Personal, Projekt XY).
Strukturierter Austausch: Sorgen Sie für einen geordneten Informationsfluss im Team oder mit externen Partnern.
Klare Nachvollziehbarkeit: Alle Absprachen und Entwicklungen bleiben nachvollziehbar.
Alles vernetzt: Verlinken Sie Dateien, Aufgaben, Termine und Ansprechpartner direkt in den Kanälen.
Vorlagen
Sie suchen eine bestimmte Vorlage, finden aber nur veraltete oder unterschiedliche Versionen? Das Erstellen von Dokumenten und Formularen kostet unnötig viel Zeit und ist in den einzelnen Abteilungen nicht einheitlich.
Unser Vorlagen-Feature vereinfacht Ihre tägliche Arbeit. Es bietet Ihnen sofort einsatzbereite, standardisierte Dokumente und Formulare, die Sie jederzeit verwenden können.
Ideal für alle Unternehmen, die ihre Arbeitsabläufe standardisieren, die Effizienz steigern und eine einheitliche Kommunikation sicherstellen möchten.
Zentrale Bereitstellung: Alle gültigen Vorlagen sind an einem zentralen Ort gespeichert und jederzeit abrufbar.
Immer aktuell: Es kann nur die aktuellste, freigegebene Version verwendet werden, sodass veraltete Dokumente der Vergangenheit angehören.
Abteilungsbasierte Verwaltung: Unterschiedliche Abteilungen können ihre spezifischen Vorlagen selbst verwalten und freigeben.
Einfache Office-Integration: Öffnen und bearbeiten Sie Vorlagen direkt in Microsoft Word, Excel oder PowerPoint.
Standardisierte Kommunikation: Reduzieren Sie redundante Arbeit und sorgen Sie für einheitliche Standards in Ihrer Kommunikation.
Verteilerlisten
Besonders in großen Organisationen wird die Kommunikation schnell unübersichtlich, fehleranfällig und zeitintensiv, insbesondere bei der gezielten Ansprache unterschiedlicher Empfängergruppen.
Verteilerlisten ermöglichen eine schnelle und effiziente Verwaltung von Kontakten und den Versand von Informationen an große Gruppen, wodurch Zeit gespart und die Kommunikation innerhalb der Organisation verbessert wird.
Ideal für Vereine, Unternehmen, Behörden und Kommunen – kurz, für jede Organisation, die Informationen regelmäßig an bestimmte Gruppen versenden muss.
Kontakte einfach gruppieren: Sortieren Sie Kontakte nach Abteilung, Projekt oder Funktion.
Automatischer Versand: Versenden Sie Informationen wie Newsletter oder Ankündigungen ganz automatisch.
DSGVO-konform: Verwalten Sie Einwilligungen rechtskonform und sicher.
Effizienz steigern: Sparen Sie Zeit durch automatisierte Listenpflege und intelligente Filterfunktionen.
Workflowmanagement
Abläufe automatisieren, Zuständigkeiten klären und Prozesse effizient steuern.
Aufgabenmanagement inkl. Eisenhower-Matrix
Aufgaben werden oft unübersichtlich dokumentiert – etwa in E-Mails, Notizzetteln oder beiläufig in Meetings –, was die Nachverfolgung und Priorisierung erschwert. Dadurch entstehen Informationsverluste, Doppelarbeiten und Missverständnisse im Team. Wichtige Aufgaben geraten leicht in den Hintergrund.
Digitales Aufgabenmanagement ermöglicht eine effiziente Organisation, Verfolgung und Priorisierung von Aufgaben. Dadurch bleiben Arbeitsprozesse strukturiert und übersichtlich. Die Konzentration auf priorisierte Aufgaben führt zu einer höheren Produktivität und unterstützt das Erreichen gesetzter Ziele. Die Eisenhower-Matrix hilft, sich auf das zu konzentrieren, was zählt – und nicht einfach nur das, was gerade laut ruft. So steigern Sie Produktivität und Zielklarheit im gesamten Team.
Besonders in größeren Unternehmen ist eine zentrale Aufgabenübersicht von Vorteil. Das digitale Aufgabenmanagement trägt jedoch zur Effizienzsteigerung in Unternehmen jeglicher Größe, Vereinen oder Kommunen bei.
Zentrale Aufgabenübersicht mit Fälligkeiten, Verantwortlichen und Status
Eisenhower-Matrix zur visuellen Priorisierung nach Dringlichkeit und Wichtigkeit
Persönliche und teambezogene Aufgabenlisten
Integration mit Kalendern und Benachrichtigungssystemen
Delegation und Fortschrittsverfolgung in Echtzeit
KANBAN Taskboard
Ihre Projekte versinken im To-do-Chaos? Niemand weiß genau, wer gerade woran arbeitet? Deadlines werden vergessen, und Meetings fressen nur Zeit, statt Klarheit zu schaffen? Das bremst Ihr Team aus und kostet wertvolle Nerven und Ressourcen.
Mit unserem visuellen KANBAN Taskboard bringen Sie sofort Struktur und Transparenz in Ihre Teamarbeit. Alle Aufgaben, Deadlines und Zuständigkeiten sind klar sichtbar und einfach zu steuern – für jeden im Team. Das bedeutet: Weniger Missverständnisse, keine doppelten Arbeiten und Projekte, die reibungslos laufen.
Ihr Garant für Projekt-Erfolg: Ob bei komplexen Teamprojekten, wenn ein Kollege ausfällt oder kurz vor einer wichtigen Deadline – unser Taskboard ist Ihr unverzichtbarer Helfer. Es sorgt für reibungslose Übergaben, klare Arbeitsabläufe und minimiert den Abstimmungsbedarf. So bleiben Sie auch in turbulenten Zeiten immer auf Kurs!
Klares Spalten-System: Organisieren Sie Aufgaben einfach per Drag-and-Drop in „Zu tun“, „In Bearbeitung“ oder „Erledigt“.
Alles vernetzt: Verknüpfen Sie Aufgaben direkt mit Terminen, wichtigen Dokumenten und Tickets für einen vollständigen Überblick.
Frühwarnsystem: Erkennen Sie Engpässe rechtzeitig und reagieren Sie proaktiv, bevor es brenzlig wird.
Sofort startklar: Die Bedienung ist kinderleicht und erfordert keine lange Einarbeitung – intuitiv nutzbar!
Perfekt integriert: Nahtlose Zusammenarbeit mit CONTENTShare und Ihrem Ticketsystem.
Immer aktuell & sicher: Echtzeit-Aktualisierungen und DSGVO-konforme Datenverarbeitung über eine sichere Web-Oberfläche.
Checkliste
Sie wollen eine Aufgabe schnell erledigen, aber dabei geraten wichtige Zwischenschritte in Vergessenheit oder Teilaufgaben gehen komplett unter?
Checklisten ermöglichen eine präzise Strukturierung von Aufgaben und stellen sicher, dass keine wichtigen Schritte übersehen werden. Sie tragen zur Beschleunigung von Arbeitsabläufen bei und erhöhen die Produktivität. Gleichzeitig fördern sie die Zusammenarbeit im Team und verbessern die Ergebnisqualität. Als einfache und effektive Methode unterstützen Checklisten eine klare Organisation und steigern die Effizienz in der täglichen Arbeit.
Checklisten sind ein digitales Tool – für mehr Struktur, klare Abläufe und ein sicheres Gefühl bei der Umsetzung von verschiedensten Aufgaben.
Aufgaben werden in präzise Einzelschritte zerlegt und sind jederzeit nachvollziehbar.
Individuell anpassbar: Jede Checkliste kann projekt- oder nutzerspezifisch gestaltet werden.
Gemeinsames Arbeiten: Listen können von mehreren Personen bearbeitet werden – mit aktuellem Status für alle.
Automatische Erinnerungen: Offene Punkte bleiben im Fokus, bis sie erledigt sind.
Qualitätssicherung: Kein wichtiger Arbeitsschritt wird mehr vergessen.
Issue Tracking (Ticketing)
Offene Aufgaben und Probleme geraten in Vergessenheit, weil die Übersicht fehlt? Ohne eine zentrale Anlaufstelle wird es unübersichtlich, welche Themen noch bearbeitet werden müssen und welche bereits erledigt sind.
Behalten Sie alle offenen Themen und Probleme im Blick behalten – mit einem professionellen Ticketing-System für schnelle Reaktionen und klare Zuständigkeiten. Das Issue Tracking hilft dabei, Themen strukturiert abzuarbeiten, interne Prozesse zu verbessern und die Kommunikation zu optimieren.
Dieses feature wird nicht nur in vielen Organisationseinheiten eingesetzt, sondern auch in den unterschiedlichsten Abteilungen innerhalb einer Organisation oder eines Unternehmens: zur Koordination von Aufgaben, für interne Störungsmeldungen, zur Bearbeitung von Kundenanfragen und vieles mehr. Insbesondere dort, wo Aufgaben, Anfragen oder Probleme strukturiert erfasst, verfolgt und bearbeitet werden müssen, wird das Ticketingsystem erfolgreich eingesetzt
Systematische Erfassung: Halten Sie Aufgaben und Probleme einfach fest.
Zentrale Übersicht: Finden Sie jedes Ticket schnell dank Filter- und Suchfunktion.
Zuständigkeiten & Prioritäten: Weisen Sie Aufgaben klar zu und setzen Sie Prioritäten.
Echtzeit-Kommunikation: Kommentare und Statusaktualisierungen geschehen in Echtzeit.
Transparente Nachverfolgung: Verfolgen Sie den Bearbeitungsstatus von Anfang bis zur Lösung lückenlos mit.
Antrags- und Formularmanagement
Digitale Anträge und Formulare einfach erstellen, ausfüllen und weiterverarbeiten.
Digitale Signatur
Wenn Mitarbeitende oder Investor*innen nicht vor Ort sind, verzögern sich oft Prozesse, weil Dokumente mühsam per Post oder Mail verschickt, ausgedruckt, unterschrieben und eingescannt werden müssen. Das verursacht lange Wartezeiten, hohe Papierkosten und birgt Sicherheitsrisiken durch mögliche Fälschungen ohne Authentizität Garantie.
Unterschriften-Prozesse werden mit der digitalen Signatur nicht nur schneller, sondern auch sicherer und vollständig rechtskonform abgewickelt – ganz ohne Ausdruck, Scan oder Postweg.
Ob internationaler Konzern, kleiner Verein oder mittelständisches Unternehmen: Die digitale Signatur bietet jedem die Chance, Prozesse zu beschleunigen und gleichzeitig Rechtssicherheit zu gewährleisten.
Rechtssicher unterschreiben: Volle Unterstützung für qualifizierte elektronische Signaturen gemäß eIDAS-Verordnung.
Sekundenschnell & mobil: Unterschreiben Sie Dokumente digital – jederzeit und überall, auch vom Smartphone.
Einfache Integration: Passt nahtlos in Ihre bestehenden Genehmigungs- und Formularprozesse.
Nachhaltig & effizient: Sparen Sie Papier, reduzieren Sie Aufwand und steigern Sie Ihre Produktivität.
Volle Nachvollziehbarkeit: Jede Signatur ist auditierbar und revisionssicher archiviert.
Beschleunigte Prozesse: Verkürzen Sie Bearbeitungszeiten erheblich und bleiben Sie rechtlich auf der sicheren Seite.
Antragsmanagementsystem
Urlaubsanträge, Reisekostenabrechnungen oder Onboarding-Formulare als Papierstapel oder unübersichtliche E-Mails? Das führt zu ewigen Wartezeiten, verlorenen Informationen und frustrierenden Fehlern. Wichtige Prozesse werden unnötig kompliziert und dauern viel zu lange!
Mit unserem digitalen Antragsmanagement gehören Papierformulare und E-Mail-Chaos der Vergangenheit an! Ersetzen Sie analoge Prozesse durch intelligente, digitale Workflows. Das Ergebnis? Klare Nachvollziehbarkeit, blitzschnelle Bearbeitung und deutlich weniger Fehler. Ihre Anträge werden effizienter als je zuvor bearbeitet.
Bewährt in der Praxis: Egal ob beim Onboarding neuer Mitarbeitender, für Urlaubs- und Krankmeldungen oder andere interne Anfragen – unser Antragsmanagement hat sich im HR-Alltag bestens bewährt. Es steigert nicht nur die Effizienz, sondern reduziert manuelle Schritte und fördert eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen allen Abteilungen.
Anträge werden automatisch an die richtigen Personen weitergeleitet.
Bearbeitungsstatus einsehen und automatische Benachrichtigungen erhalten.
Zentrale Übersicht
Einfache Anpassung
Webbasiert & DSGVO-konform
Kontakt- und Unternehmens-
verwaltung
Zentrale Übersicht über alle Geschäftspartner und Unternehmensdaten.
Benutzerverwaltung
Unklare Rechtevergabe, hoher Aufwand bei Änderungen, Sicherheitsrisiken, fehlende Transparenz und Schwierigkeiten bei der Einhaltung von Compliance-Vorgaben.
Automatisierte, rollen- und gruppenbasierte Rechtevergabe sorgt für klare Zugriffe, einfache Verwaltung, revisionssichere Doku und DSGVO-/ISO27001-Konformität.
In Gemeinden und Unternehmen bewährt – reduziert Zugriffsfehler, erleichtert Rollenwechsel, zentrale Komponente in der RATHAUSCloud.
Automatische Rechtevergabe.
Rollen-/Gruppenlogik mit Vererbung.
Massenänderungen.
Protokollierung & Doku.
Mehrfach-Gruppenzugehörigkeit.
Termin- und Fristenkalender
Die Koordination von Aufgaben, Einhaltung von Fristen und Übersicht über Termine stellt für viele Unternehmen eine tägliche Herausforderung dar. Fristen für Kündigungen, Verlängerungen oder Neuverhandlungen gehören zu den kritischsten Aspekten in der Unternehmensverwaltung.
Der integrierte Kalender bietet einen vollständigen Überblick über alle anstehenden Termine, Wiedervorlagen und Fristen im Zusammenhang mit Kontakten, Aufgaben oder Unternehmensereignissen.
Der Termin- und Fristenkalender ist ein unverzichtbares Tool, das eine effiziente Verwaltung aller wichtigen Termine, Fristen und Verpflichtungen im Unternehmen ermöglicht. Er sorgt dafür, dass Aufgaben rechtzeitig erledigt werden und steigert die Produktivität durch bessere Organisation.
Zentrale Verwaltung aller unternehmensweiten Termine.
Automatische Erinnerungsfunktionen zur Fristwahrung.
Verknüpfung mit Aufgaben, Kontakten und Dokumenten.
Fördert zuverlässige Kommunikation und planbare Abläufe.
Gemeinsame Kalenderfunktion für Teamarbeit und Aufgabenverteilung.
Nahtlose Verknüpfung mit Dokumenten und Verantwortlichen.
Export-Funktion, um die Kalenderübersicht offline zur Verfügung zu stellen.
Kanäle
Ohne eine strukturierte Kanalfunktion verlaufen interne und externe Kommunikationsströme oft unkoordiniert, unübersichtlich und thematisch vermischt. Wichtige Informationen gehen in E-Mail-Fluten oder Chatverläufen unter, Absprachen sind schwer nachvollziehbar und es fehlt ein klarer Raum für projekt- oder themenspezifische Zusammenarbeit. Das erschwert die Koordination, fördert Missverständnisse und kostet wertvolle Zeit.
Mit unserer Kanalfunktion bringen Sie Ordnung in Ihre Kommunikation. Egal, ob intern oder extern, Sie erstellen ganz einfach separate Bereiche für jedes Thema, Projekt oder jede Zielgruppe. So bleibt alles klar und übersichtlich.
Diese Funktion wird branchenübergreifend eingesetzt, insbesondere dort, wo Teamarbeit, Projektkoordination oder externe Abstimmung eine zentrale Rolle spielen.
Erstellen Sie eigene Kommunikationsräume für jedes Thema (z.B. Marketing, Personal, Projekt XY)
Sorgen Sie für einen strukturierten Informationsfluss – ob im Team oder mit externen Kontakten.
Alle Absprachen und Entwicklungen bleiben nachvollziehbar.
Verlinken Sie relevante Dateien, Aufgaben, Termine und Ansprechpartner direkt in den Kanälen.
Mobile Rechnungsfreigabe
Der Prüfprozess von Rechnungen kann durchwegs zeitintensiv sein und ist oft personenabhängig. Dadurch kommt es teilweise zu Überschneidungen von Rechnungen und Zahlungserinnerungen. Doppelten Üebrweisungen und Liquiditätsproblemen.
Eingangsbelege können mobil auch am Smartphone geprüft und freigegeben werden.
Von EPUs bis zu Konzernen wird unsere mobile Rechnungsfreigabe genutzt. BSP EKM, Voltares, VAYA, BST…
Genehmigung, Ablehnung mit Begründung, automatische Zuwesiung von Prüfern nach Kostenstellen, Lieferanten und Mandanten. Notizfnktionen, Aufgaben und Widervorlagen
Outlook Integration
Fehlende Synchronisation von Terminen, Besprechungen und Aufgaben, mangelnde Transparenz und Nachvollziehbarkeit, hoher Verwaltungsaufwand, unterbrochener Informationsfluss und vieles mehr zählen zu den gewöhnlichen Herausforderungen.
Die direkte Outlook-Anbindung sorgt für einen durchgängigen Informationsfluss zwischen E-Mail, Kalender, Kontakten und der Business-Software – ohne Systembruch
Diese Funktion ermöglicht eine nahtlose Integration von Outlook in die Business-Software zur Optimierung der Kommunikation und Planung in jeder Institution, jedem Unternehmen oder Verein.
Automatische Synchronisation von Terminen und Besprechungen zwischen der Business-Software und Outlook.
Zugriff auf E-Mails und Anhänge direkt aus der Business-Software, mit der Möglichkeit, E-Mails zu speichern und zu kategorisieren.
Synchronisation von Kontakten und Adressbuchdaten zwischen Outlook und der Business-Software.
Automatische Benachrichtigungen und Aufgabenmanagement direkt in Outlook.
Verknüpfung von Besprechungsnotizen und relevanten Dokumenten mit Outlook-Terminserien oder E-Mails.
Kontaktverwaltung
Ohne digitale Kontaktverwaltung fehlt Unternehmen und Institutionen der zentrale Überblick über wichtige Ansprechpartner, Kommunikationsverläufe und Beziehungen. Das führt zu ineffizienten Abläufen, erhöhtem Aufwand und dem Risiko von Datenverlust oder verpassten Chancen.
Mit der digitalen Kontaktverwaltung sind alle relevanten Informationen zu jeglichen Personen wie Ansprechpartner*innen, Kund*innen, Lieferant*innen und internen Beteiligten zentral, strukturiert und aktuell verfügbar.
Kontakte müssen in jeder Branche und in jedem Unternehmen, unabhängig der Unternehmensgröße verwaltet werden. Mit diesem Tool passiert dies effizient und zuverlässig.
Zentrale Datenhaltung mit flexiblen Filter- und Suchfunktionen.
Historienübersicht über Kommunikation, Aufgaben und Dokumente je Kontakt.
Rollen- und gruppenbasierte Zugriffssteuerung.
Vollständig verknüpfbar mit Vertragsmodulen, Belegmodulen und weiteren relevanten Modulen.
Unternehmensverwaltung
Fehlt Unternehmen und Institutionen eine zentrale digitale Unternehmensverwaltung, mangelt es am notwendigen Überblick über wesentliche Vorgänge, relevante Daten und geschäftsrelevante Beziehungen. Das führt unweigerlich zu ineffizienten Prozessen, übermäßigem Arbeitsaufwand und der Gefahr von Informationsverlust oder dem Verpassen entscheidender Geschäftsmöglichkeiten.
Mit der digitalen Unternehmensverwaltung können komplette Organisationseinheiten – wie Firmen, Behörden oder Partnerinstitutionen – strukturiert erfasst und verwaltet werden. Zudem ist die Verknüpfung mit Kontakten einfach und schnell möglich.
Dieses Tool wird erfolgreich in jeder Branche eingesetzt.
Darstellung von Unternehmensprofilen mit Hierarchien und verbundenen Ansprechpartner*innen.
Verwaltung von Unternehmensrollen, Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten.
Direkte Verknüpfung zu Verträgen, Vorgängen und Belegen.
Transparente Zuordnung zu Regionen, Branchen und anderen Projekten.
Verteilerlisten
Ohne strukturierte Verteilung landen wichtige Informationen nicht bei den richtigen Personen. Zusätzlich muss bei jeder Nachricht die Zielgruppe manuell ausgewählt werden. Das ist fehleranfällig und kostet viel Zeit – besonders bei großen Gruppen.
Mit Verteilerlisten versenden Sie Informationen genau an die Personen, für die sie bestimmt sind. Egal, ob es um regelmäßige Updates oder spezielle Ankündigungen geht – alles wird einfacher und übersichtlicher.
Verteilerlisten ermöglichen eine effizientere und genauere Kommunikation innerhalb jedes Unternehmens und mit externen Partnern, was die Organisation verbessert und administrative Fehler reduziert.
Kontakte einfach gruppieren: Nach Abteilung, Projekt oder Funktion.
Informationen automatisch versenden: Ob Newsletter, Fristen oder wichtige Ankündigungen.
Datenschutzsicher und unkompliziert: Einwilligungen und Datenschutz werden automatisch beachtet (DSGVO-konform).
Zeit sparen durch Automation: Listen werden automatisch gepflegt und Sie nutzen praktische Filterfunktionen.
Korrespondenzübersicht
Wer hat wann was mit wem besprochen oder vereinbart? Ohne zentrale Übersicht bleiben wichtige Informationen in E-Mail-Postfächern einzelner Mitarbeitender. Kommunikationsverläufe werden unzureichend dokumentiert und gehen verloren.
Mit der Korrespondenzübersicht haben Sie alle schriftlichen Absprachen und Mitteilungen auf einen Blick – egal, ob per E-Mail, Brief oder Gesprächsnotiz. So bleiben alle Informationen zentral und jederzeit griffbereit.
Korrespondenzübersicht verbessert die Effizienz und Produktivität des Unternehmens, indem sie eine bessere Kontrolle über Kommunikationen und schnellere Antworten bietet.
Alles an einem Ort: Dokumentieren Sie E-Mails, Briefe, Gesprächsnotizen und Protokolle zentral.
Blitzschnell finden: Greifen Sie sofort auf Verläufe, Anhänge und alle Beteiligten zu.
Immer den Überblick behalten: Ideal für Rückfragen, bei Problemen oder zur Qualitätssicherung.
Mehr Transparenz: Fördert eine klare Zusammenarbeit, intern wie extern.
Integrationen: Mailer API (Mail & DSGVO)
Täglicher E-Mail-Verkehr führt dazu, dass unzählige E-Mails manuell versendet und gepflegt werden müssen, was zeitaufwendig, fehleranfällig und schwer skalierbar ist.
Diese Funktion ermöglicht die Integration einer Mailer-API zur automatisierten E-Mail-Kommunikation, unter vollständiger Berücksichtigung der DSGVO-Vorgaben.
Ideal für Unternehmen, die ihren E-Mail-Verkehr effizienter gestalten, Marketingkampagnen automatisieren und gleichzeitig höchste Datenschutzstandards gewährleisten möchten.
Automatischer E-Mail-Versand: Verschicken Sie personalisierte Nachrichten und Newsletter ganz automatisch.
100% DSGVO-konform: Wir kümmern uns um Opt-ins, Opt-outs und die Nachverfolgbarkeit von Einwilligungen – Sie sind rechtlich immer abgesichert.
Einfache Abonnentenverwaltung: Verwalten Sie Ihre E-Mail-Kontakte und deren Präferenzen, inklusive Einwilligungen und Widerrufsrechte.
Erfolg messen: Verfolgen Sie wichtige Kennzahlen wie Öffnungsraten und Klicks, um Ihre Kampagnen zu optimieren.
Nahtlose Integration: Verbinden Sie das System einfach mit Ihren CRM- und Marketing-Plattformen.
Sicheres Daten-Management: Ihre E-Mail-Daten werden immer gemäß den höchsten Datenschutzrichtlinien und DSGVO-Vorgaben gespeichert und verarbeitet.
Benutzerverwaltung
Unklare Rechtevergabe, hoher Aufwand bei Änderungen, Sicherheitsrisiken, fehlende Transparenz und Schwierigkeiten bei der Einhaltung von Compliance-Vorgaben.
Unsere Benutzerverwaltung macht die Rechtevergabe spielend einfach. Dank automatischer, rollen- und gruppenbasierter Zugriffsregeln sind Ihre Daten sicher, Änderungen schnell erledigt und alle Abläufe transparent. So erfüllen Sie mühelos Datenschutz- und Sicherheitsstandards wie DSGVO und ISO27001.
In Gemeinden und Unternehmen bewährt – reduziert Zugriffsfehler, erleichtert Rollenwechsel, zentrale Komponente in der RATHAUSCloud.
Automatische Rechtevergabe: Spart Zeit und minimiert Fehler.
Intelligente Rollen- und Gruppenlogik: Rechte werden effizient vererbt.
Massenänderungen: Passen Sie Zugriffe für viele Nutzer gleichzeitig an.
Lückenlose Protokollierung & Dokumentation: Alle Änderungen sind nachvollziehbar und revisionssicher.
Flexible Gruppenzugehörigkeit: Ein Nutzer kann gleichzeitig Mitglied in mehreren Gruppen sein.
Unternehmensserviceportal
In der Regel hat ausschließlich der oder die Geschäftsführer*in Zugang zum Unternehmensserviceportal. Die betreffende Person muss sich eigenständig einloggen, die relevanten Dokumente abrufen und sie anschließend intern zur weiteren Bearbeitung weiterleiten. Dadurch entstehen zusätzliche, teils komplexe Prozesse innerhalb des Unternehmens – insbesondere im Hinblick auf die interne Dokumentenverarbeitung, die Kommunikation sowie die Organisation und Verteilung von Zugriffsrechten.
Mit der USP-Integration in CONTENTShare holen Sie Ihre Behördenpost vollautomatisch ab! Dokumente aus dem Unternehmensserviceportal landen direkt in Ihrem digitalen Postbuch. So stehen sie sofort allen berechtigten Mitarbeitern zur Verfügung – ganz ohne manuelles Weiterleiten durch die Geschäftsführung. Das spart sofort Zeit und beschleunigt Ihre internen Prozesse!
Das USP ist Pflicht – wir machen es einfach: Das Unternehmensserviceportal der österreichischen Bundesregierung ist die zentrale Plattform für Ihre digitale Behördenkommunikation. Jede Firma muss Dokumente darüber empfangen können. Unsere Integration stellt sicher, dass dies reibungslos und effizient geschieht, ohne zusätzlichen Aufwand für Sie.
Automatischer Dokumenten-Abruf
Direkt ins digitale Postbuch: Alle Dokumente landen automatisch strukturiert an einem zentralen Ort.
Sofortige Verfügbarkeit: Berechtigte Personen haben umgehend Zugriff auf wichtige Unterlagen.
Zeitersparnis und beschleunigte Kommunikationsprozesse
Effizientere Arbeitsabläufe: Mehrere Mitarbeiter können gleichzeitig auf die Dokumente zugreifen, was die Bearbeitung beschleunigt.
Erfolgsabhängige Modelle – Gemeinsam zum Ziel.
CS nine bietet verschiedene Abrechnungsmodelle, die auf Ihre Anforderungen und Ihr Budget abgestimmt sind.
Erfolgs-abhängiges Modell
Wir teilen das Risiko und partizipieren an Ihrem Erfolg.
Fixpreise für definierte Pakete
Klare Leistungen zu planbaren Kosten.
Stunden-
kontingente
Flexible Abrechnung für punktuellen Einsatz.
Wir gestalten Ihre digitale Zukunft!
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