Wenn in einem Dokumenten- oder Vertragsmanagement-System (DMS) eine qualifizierte digitale Signatur verwendet wird und eine/einer der Zeichner*innen keine digitale Signatur nutzt, kann dies zu
Herausforderungen führen.
Im Folgenden werden einige mögliche Lösungen oder bewährte Praktiken erläutert:
1. Hybride Unterzeichnung
Der/Die Zeichner*in, welche keine digitale Signatur verwendet, kann das Dokument manuell unterschreiben. In solchen Fällen sollte das System die Möglichkeit bieten, sowohl digitale als auch manuelle Unterschriften zu akzeptieren. Implementieren Sie also einen hybriden Unterschriftenprozess, bei dem einige Zeichner*innen digitale Signaturen verwenden, während andere manuelle Unterschriften bereitstellen. Auch CONTENTShare ist in der Lage, beide Arten von Unterschriften zu verwalten und dennoch die Integrität des Dokuments zu gewährleisten.
2. Klare Kennzeichnung der Unterschriftentypen und Identifikation
Stellen Sie sicher, dass die unterschiedlichen Unterschriftentypen klar gekennzeichnet sind. Dies kann durch eine visuelle Markierung oder eine spezifische Dokumentenhistorie erfolgen, um den Status jeder Unterschrift nachverfolgen und effektiver arbeiten zu können.
Weiters sollten Sie bei der Verwendung von manuellen Unterschriften, klare Identifikationsmerkmale des Unterzeichners oder der Unterzeichnerin im System hinterlegen. Dies dient als zusätzliche Sicherheitsmaßnahme, denn dadurch kann die Authentizität gewährleistet werden. Dies erfolgt durch zusätzliche Informationen, wie beispielsweise den Namen des Unterzeichners oder der Unterzeichnerin, seine oder ihre Position und das Datum der Unterschrift.
3. Dokumentationspflicht für manuelle Unterschriften
Um die Authentizität von manuellen Unterschriften zu gewährleisten, sollte festgelegt werden, dass der/die Zeichner*in ohne digitale Signatur zusätzliche Dokumentation bereitstellen muss. Dabei kann es sich beispielsweise um eine schriftliche Bestätigung seiner Zustimmung zum Inhalt des Dokuments handeln.
4. Schulung der Benutzer*innen
Um sicherzustellen, dass Benutzer*innen die Unterschiede zwischen digitalen und manuellen Unterschriften erkennen, sollten Schulungen eingeführt werden. Damit gewährleisten Sie, dass alle Beteiligten ein umfassendes Verständnis von den unterschiedlichen Formen von Signaturen besitzen und um deren Vor- beziehungsweise Nachteile wissen. Klären Sie somit, in welchen Fällen welche Art der Unterschrift angemessen ist.
Zusammenfassung
Zusammenfassend kann gesagt werden, dass es primär wichtig ist sicherzustellen, dass der Prozess transparent, nachvollziehbar und den rechtlichen Anforderungen entsprechend abläuft, insbesondere wenn es um rechtlich bindende Dokumente geht. Ein gut konfiguriertes DMS / VMS, wie es beispielsweise CONTENTShare bereitstellt, sollte in der Lage sein, die unterschiedlichen Anforderungen der Benutzer*innen zu berücksichtigen und gleichzeitig die Sicherheit und Integrität der Dokumente zu gewährleisten.
Wenn Sie mehr zu dem Thema von digitalen, hybriden oder manuellen Unterschriften erfahren möchten, melden Sie sich gerne unter www.cs9.at/kontakt/ .
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